8 Mga Tip sa Microsoft Word para sa Mga Dokumentong Naghahanap ng Propesyonal

Tulad ng malamang na alam mo na, binibigyan ka ng Microsoft Word ng maraming tool para sa pagbubuo at pag-format ng karamihan sa anumang uri ng dokumento. Ngunit alin sa mga feature na ito ang dapat mong gamitin upang lumikha ng mga dokumentong mukhang propesyonal? Narito ang ilang mga kapaki-pakinabang na tip.

Piliin ang Tamang Font para sa Trabaho

Gumawa ka man ng dokumento ng negosyo o papel sa kolehiyo, pumili ng font na madaling basahin.

Kung plano mong i-print ang dokumento, maaari kang pumili ng serif font tulad ng Times New Roman o Georgia. Gaya ng ipinahihiwatig ng pangalan, ang mga serif na titik ay may mga serif, na maaari mong tawaging mga pakpak o buntot, na ginagawang mas maganda ang hitsura ng font. Lumilitaw ang mga ito nang maganda sa mga naka-print na piraso.

Para sa mga digital na dokumento, gumamit ng sans serif font sa halip tulad ng Arial o Calibri. Ang mga estilo ng font na ito ay walang mga serif (mga pakpak o buntot) na nagpapadali sa mga ito na basahin sa mga screen ng computer o mobile device.

Upang baguhin ang istilo ng font, kasama ang laki at kulay, pumunta sa tab na Home at seksyon ng Mga Font ng laso.

Upang baguhin ang default na font para sa lahat ng mga dokumento, buksan ang Font launcher gamit ang maliit na arrow sa kanang sulok sa ibaba.

Piliin ang iyong pagpili, piliin ang Itakda bilang Default, at OK.

Ayusin ang mga Margin nang Naaayon

Kung mayroon kang kinakailangan para sa mga margin, maaari mong itakda ang mga ito sa eksaktong mga sukat na kailangan mo nang madali. Kung hindi, ang pamantayan ay isang pulgada para sa lahat ng apat na panig. Depende sa uri ng dokumentong iyong nililikha, maaaring gusto mo ng mas maliit na mga margin upang mapaunlakan ang mga talahanayan o diagram. Sa kasong ito, maaari kang pumunta sa mga setting ng makitid na margin sa kalahating pulgada sa bawat panig.

Upang ayusin ang mga margin, pumunta sa tab na Layout at buksan ang drop-down na menu ng Mga Margin upang mapili ang iyong.

Para sa mga margin sa eksaktong laki, piliin ang Mga Custom na Margin sa ibaba ng listahan. Ilagay ang mga sukat sa itaas, kabilang ang gutter kung gusto mo, at i-click ang OK upang i-save ang mga pagbabago.

Tandaan na mayroon kang mga karagdagang opsyon para sa Mga Custom na Margin sa Word. Maaari kang gumamit ng mga detalye ayon sa oryentasyon ng pahina, uri ng pahina, at ilapat ang mga margin sa buong dokumento, isang partikular na seksyon, o mula sa isang puntong sumusulong.

Piliin ang Tamang Line at Paragraph Spacing

Maaaring makaapekto ang spacing ng linya at talata sa pagiging madaling mabasa ng iyong dokumento, kaya isa itong opsyon sa pag-format na dapat tandaan. Maaaring kailanganin mong i-double space ang isang bagay tulad ng isang sanaysay sa kolehiyo ngunit kung hindi, ang default para sa mga dokumento ng Word ay 1.15 puntos na angkop para sa karamihan ng mga uri ng dokumento.

Maaari mong ayusin ang spacing mula sa seksyong Paragraph sa tab na Home. Piliin ang lahat ng teksto sa iyong dokumento o partikular na teksto kung gusto mo. Pagkatapos, buksan ang drop-down na menu ng Line and Paragraph Spacing para mapili.

Para i-customize ang iyong spacing, piliin ang “Line Spacing Options” sa listahan. Gamitin ang seksyong Spacing sa tab na Mga Indent at Spacing upang baguhin ang mga punto bago at pagkatapos ng mga talata. Maaari mong gamitin ang drop-down box na Line Spacing para pumili ng Single, Double, o isa pang opsyon.

Habang ginagawa mo ang iyong mga pagbabago, makakakita ka ng preview sa ibaba. Kapag masaya ka sa iyong mga pagpipilian, piliin ang OK para ilapat ang mga ito. Maaari mo ring gamitin ang Itakda bilang Default na pindutan upang panatilihin ang mga setting na ito para sa lahat ng mga dokumento sa hinaharap.

Ayusin ang Iyong Mga Indent

Muli, kung mayroon kang kinakailangan para sa kung paano dapat lumabas ang iyong mga indent, ipapakita namin sa iyo kung paano ayusin ang mga ito. Ngunit maraming mga dokumento sa mga araw na ito ang gumagamit ng text na naka-align sa kaliwa. Upang hatiin ang mga talata, maglagay lamang ng dagdag na linya sa pagitan ng mga ito.

Sa kabilang banda, maaaring kailanganin mong i-indent ang unang linya ng bawat talata nang walang dagdag na espasyo sa pagitan ng mga talata. Ang ganitong uri ng layout, na tinatawag na first line indent, ay kung ano ang makikita mo sa isang libro, halimbawa.

Pumunta sa tab na Layout at gamitin ang mga setting ng Indent sa seksyong Paragraph upang baguhin ang iyong mga kasalukuyang indent.

Bilang kahalili, buksan ang Paragraph launcher gamit ang maliit na arrow sa kanang sulok sa ibaba. Pagkatapos ay maaari mong gawin ang iyong mga pagsasaayos sa seksyong Indentation ng tab na Mga Indent at Spacing. Idagdag kung ano ang gusto mo para sa kaliwa at kanang indent o pumili ng espesyal na opsyon sa kanan tulad ng First Line o Hanging indent.

I-format ang Paggamit ng Mga Column Kapag Nagkasya ang mga Ito

May mga lugar ang mga column sa ilang partikular na uri ng mga dokumento tulad ng mga brochure at newsletter. Kung gumagawa ka ng ganitong uri ng dokumento, pumunta sa tab na Layout at gamitin ang drop-down na menu ng Mga Column upang piliin ang bilang ng mga column.

Para sa mga karagdagang opsyon, piliin ang Higit pang Mga Column sa ibaba. Pagkatapos ay maaari kang gumamit ng preset, piliin ang lapad at espasyo para sa bawat column, at ilapat ito sa buong dokumento o ilang partikular na bahagi lamang.

Tandaan lamang na ang mga column ay kapaki-pakinabang lamang kung ang uri ng dokumentong iyong binubuo ay nagpapatunay sa kanila. Nagbibigay ito sa iyong dokumento ng istilong pahayagan na karaniwang hindi angkop para sa mga papeles sa paaralan, mga panukala sa negosyo, o mga ulat ng kumpanya.

Magdagdag ng Mga Heading upang Matukoy ang Mga Seksyon

Kung mayroon kang isang mahabang dokumento o isa na maaaring makinabang mula sa iba't ibang mga seksyon, maaari mong ilapat ang mga heading upang matukoy ang mga seksyon. Hindi lamang ito nakakatulong na biswal na paghiwalayin ang dokumento para madaling mabasa ngunit kapaki-pakinabang din para sa paglikha ng talaan ng mga nilalaman.

Upang maglapat ng heading, piliin ang text at pumunta sa tab na Home. Gamitin ang kahon sa seksyong Mga Estilo upang piliin ang Pamagat 1 o Pamagat 2, depende sa laki at istilo na gusto mo.

Maaari mo ring baguhin ang kulay ng heading. Halimbawa, maaari itong ipakita sa asul at gusto mo ng itim. Piliin ang heading at gamitin ang drop-down na kahon ng kulay sa lumulutang na toolbar sa itaas ng teksto o sa seksyong Font sa tab na Home.

Iposisyon ang Mga Larawan sa Pagitan ng Teksto at Mga Talata

Marahil ay nagdaragdag ka ng mga larawan sa iyong dokumento. Marami kang paraan para isaayos ang hitsura ng iyong mga larawan sa Word na ang isa ay kung paano nakaposisyon ang mga ito kasama ng nakapalibot na text.

Halimbawa, maaari kang magkaroon ng isang maliit na pandekorasyon na imahe na maaaring pumunta sa loob ng teksto kung saan ang mga salita ay bumabalot dito. O baka mayroon kang isang malaking paliwanag na imahe na dapat tumayo nang mag-isa sa pagitan ng mga talata.

Piliin ang larawan at i-click ang button na Mga Pagpipilian sa Layout na lalabas sa kanang tuktok (Windows lamang).

Bilang kahalili, pumunta sa tab na Format ng Larawan at gamitin ang mga drop-down na menu ng Posisyon at Wrap Text sa seksyong Ayusin ng laso.

Pagkatapos ay maaari mong balutin ang teksto sa paligid ng larawan na may iba't ibang mga opsyon sa espasyo, ilagay ang teksto sa itaas at ibaba ng larawan, o balutin ang teksto sa kaliwa o kanang bahagi lamang.

Para sa higit pang mga opsyon, piliin ang Tingnan ang Higit Pa sa pop-up na window ng Mga Opsyon sa Layout o Higit pang Mga Opsyon sa Layout sa menu ng Posisyon o Wrap Text.

Gumamit ng Alignment Tools para sa Mga Larawan at Bagay

Ang isa pang tip upang gawing kahanga-hanga ang iyong dokumento ay ang paggamit ng mga tool sa pag-align ng Word para sa mga bagay tulad ng mga larawan, hugis, o mga bagay. Maaari mong gamitin ang Alignment Guides na ipinapakita lamang habang inililipat mo ang elemento sa page o Gridlines na lalabas at nananatili sa sandaling paganahin mo ang mga ito.

Makakatulong sa iyo ang dalawang tool na ito sa pantay na espasyo at ilagay ang iyong mga item sa tabi ng isa't isa para sa isang maayos at maayos na hitsura.

Tumungo sa tab na Format ng Larawan, Format ng Hugis, o Format ng Graphics, depende sa uri ng item na iyong ginagamit. Pagkatapos, buksan ang drop-down box na Align para piliin ang Gumamit ng Mga Gabay sa Alignment o Tingnan ang Mga Gridline. Tandaan na hindi mo magagamit ang dalawa nang sabay.

Sana ang mga mungkahing ito ay makarating ka sa isang mukhang propesyonal na dokumento ng Word.