Makatipid ng Oras sa Outlook Gamit ang 6 na Mga Halimbawang Pasadyang Mabilis na Hakbang
Gamit ang Mga Mabilis na Hakbang sa Microsoft Outlook, maaari kang mag-click sa isang pindutan upang magpatakbo ng isa o higit pang mga awtomatikong pagkilos sa isang email na iyong pinili. Habang binibigyan ka ng Outlook ng ilang madaling gamiting mga Quick Steps, maaaring gusto mong gumawa ng sarili mo.
Sa pamamagitan ng pag-set up ng custom na Mabilis na Hakbang, magagawa mo ang mga bagay tulad ng paglipat ng email, paggawa ng gawain, at pag-set up ng meeting sa isang click.
Paano Gumawa ng Custom na Mabilis na Hakbang
Upang lumikha ng sarili mong Mabilis na Hakbang, pumunta sa tab na Home at piliin ang ibabang arrow sa kahon ng Mga Mabilis na Hakbang.
Piliin ang Gumawa ng Bago. Bilang kahalili, ilipat ang iyong cursor sa Bagong Mabilis na Hakbang at piliin ang Custom sa pop-out na menu.
Mayroong ilang mga kategorya na pipiliin kapag gumagawa ng custom na Mabilis na Hakbang. Nag-aalok ang bawat isa ng kapaki-pakinabang na automation na talagang makakatipid sa iyo ng oras.
1. I-file ang Iyong Mensahe
Maaari kang mag-set up ng Mabilis na Hakbang sa kategorya ng Pag-file, na nagbibigay-daan sa iyong ilipat, kopyahin, o tanggalin ang isang email nang mabilis.
Piliin ang drop-down na kahon na Pumili ng Aksyon at pumili ng opsyon sa seksyong Pag-file. Bigyan ng pangalan ang iyong Quick Step sa itaas ng window.
Kung pipiliin mo ang isa sa mga opsyon sa pagtanggal, hindi mo na kailangang pumili ng iba pa.
Kung pipiliin mo ang Ilipat sa Folder o Kopyahin sa Folder, gamitin ang kasunod na kahon upang piliin ang folder na gusto mo. Ito ay madaling gamitin kung madalas mong ilipat o kumopya ng mga email sa parehong folder.
Opsyonal, maaari kang magtalaga ng Shortcut Key gamit ang drop-down box na iyon sa ibaba pati na rin ang pagpasok ng Tooltip Text para malaman mo kung ano ang ginagawa ng Quick Step kapag ini-hover mo ang iyong cursor sa ibabaw nito.
I-click ang “Tapos na” para i-save ang iyong bagong Mabilis na Hakbang.
2. Baguhin ang Katayuan ng Email
Kung gusto mong baguhin ang status ng isang email para basahin o hindi pa nababasa o itakda ang kahalagahan, maaari kang gumamit ng Mabilis na Hakbang sa Pagbabago ng Katayuan.
Piliin ang drop-down na kahon na Pumili ng Aksyon at pumili ng opsyon sa seksyong Baguhin ang Katayuan. Pagkatapos, bigyan ng pangalan ang iyong Mabilis na Hakbang.
Kung pipiliin mo ang Markahan bilang Nabasa o Markahan bilang Hindi Nabasa, hindi mo na kailangang pumili ng anupaman.
Kung pipiliin mo ang Itakda ang Kahalagahan, piliin ang priyoridad sa kasunod na drop-down na kahon na lalabas. Ito ay maginhawa para sa mabilis na pagmamarka ng mga mensahe bilang Mahalaga.
Opsyonal, magtalaga ng shortcut at magdagdag ng tooltip, pagkatapos ay i-click ang Tapos na upang i-save ang Mabilis na Hakbang.
3. Pamahalaan ang Mga Kategorya, Mga Gawain, at Mga Flag
Gamit ang mga kategorya, gawain, at flag, makakagawa ka ng ilang bagay sa iyong email. Magtalaga ng kategorya, mag-attach ng flag, o gumawa ng gawain. Maaari mo ring i-clear ang mga kategorya o mga tag o markahan ang mensahe na kumpleto.
Piliin ang drop-down na box na Pumili ng Aksyon at pumili ng opsyon sa seksyong Mga Kategorya, Mga Gawain, at Mga Flag. Pagkatapos, pangalanan ang Mabilis na Hakbang.
Bilang halimbawa, pipiliin namin ang pagkilos na Kategorya ng Mensahe. Susunod, piliin ang kategorya sa kasunod na drop-down box. Pagkatapos sa isang pag-click, maaari kang magtalaga ng kategorya sa mensahe.
Bilang isa pang halimbawa, gagamitin namin ang pagkilos na Lumikha ng Gawain Gamit ang Teksto ng Mensahe. Ito ay isang mahusay na aksyon na gagamitin kung pinamamahalaan mo ang iyong mga dapat gawin sa Outlook. Pagkatapos, piliin lamang ang Mabilis na Hakbang at makakakita ka ng bagong window ng gawain na nakabukas kasama ang email sa katawan.
Opsyonal, magtalaga ng shortcut at magdagdag ng tooltip, pagkatapos ay i-click ang Tapos na upang i-save ang iyong Mabilis na Hakbang.
4. Tumugon, Tumugon, o Ipasa
Gamit ang kategoryang Tumugon, maaari kang gumawa ng bagong mensahe, ipasa, tumugon, o tumugon sa lahat, tumugon sa isang pulong, o ipasa ang email bilang isang attachment.
Piliin ang drop-down na box na Pumili ng Aksyon at pumili ng opsyon sa seksyong Tumugon.
Ang isang magandang halimbawa dito ay ang pagpapasa ng mensahe bilang isang attachment. Perpekto ito kung may posibilidad kang makatanggap ng mga email na madalas mong ipinapasa sa ibang tao. Piliin ang Ipasa ang Mensahe bilang isang Attachment sa Pumili ng isang Aksyon na kahon. Upang makumpleto ang natitirang mga detalye sa oras na iyon, hindi mo na kailangang pumili ng anupaman.
Upang paunang punan ang mga detalye para sa email na ipinapasa mo, piliin ang Ipakita ang Mga Opsyon.
Pagkatapos ay maaari kang magdagdag ng marami o kaunti hangga't gusto mo para sa email kasama ang sa, paksa, bandila, kahalagahan, at teksto. Tandaan lamang, nalalapat ang mga detalyeng ito sa tuwing gagamitin mo ang Mabilis na Hakbang.
Tiyaking pangalanan ang Mabilis na Hakbang at pumili ng anumang karagdagang mga opsyon sa ibaba. I-click ang “Tapos na.”
5. Gumawa ng Appointment
Ang kategorya ng Appointment ay mainam para sa mga mensaheng natatanggap mo na kadalasang nag-uudyok sa mga pagsasama-sama. Maaari kang mag-set up ng bagong pulong o gumawa ng appointment.
Ang isang kahanga-hangang halimbawa ay ang paglikha ng isang bagong pulong.
Para mag-set up ng blangko na kahilingan sa pagpupulong na pupunan mo kaagad, piliin lang ang Bagong Pulong sa drop-down na kahon na Pumili ng Aksyon at wala nang iba pa. Upang paunang punan ang mga detalye ng pulong, piliin ang Ipakita ang Mga Opsyon.
Tulad ng Mabilis na Hakbang na Tumugon sa itaas, maaari kang magdagdag ng mga opsyonal na detalye tulad ng mga dadalo, paksa, lokasyon, kahalagahan, at teksto. Muli, nalalapat ang mga detalyeng ito sa tuwing gagamitin mo ang Mabilis na Hakbang.
Bigyan ng pangalan ang iyong Mabilis na Hakbang at pumili ng anumang karagdagang mga opsyon sa ibaba. I-click ang “Tapos na.”
6. Pangasiwaan ang mga Pag-uusap
Ang huling kategorya ng Mabilis na Hakbang para sa mga custom na pagkilos ay Mga Pag-uusap. Gamit ito, maaari mong palaging ilipat ang mga mensahe sa pag-uusap o huwag pansinin ang mga ito.
Piliin ang drop-down na box na Pumili ng Aksyon at pumili ng opsyon sa seksyong Pag-uusap.
Kung pipiliin mong ilipat ang mga mensahe, piliin ang lokasyon sa kasunod na drop-down box. Kung pipiliin mong huwag pansinin ang mga mensahe, hindi mo na kailangang pumili ng iba pa.
Pangalanan ang iyong Mabilis na Hakbang, pumili ng opsyon sa ibaba kung gusto mo, at i-click ang “Tapos na.”
Paano Gamitin ang Iyong Mabilis na Hakbang
Pagkatapos mong gumawa ng custom na Mabilis na Hakbang, magagamit mo ito tulad ng mga premade na opsyon. Piliin ang email at pumunta sa tab na Home. Piliin ang aksyon sa kahon ng Mabilis na Hakbang sa parehong pinangalanang seksyon ng ribbon. At hanggang doon lang!
Kung gumagalaw, mamarkahan, o tumugon ang Mabilis na Hakbang, awtomatiko itong mangyayari kapag na-click mo ang button. Kung nag-set up ka ng Mabilis na Hakbang para sa pagpapasa ng mensahe, paggawa ng gawain, o pag-set up ng appointment, makikita mo ang kaukulang kahon na lalabas, tulad ng Mabilis na Hakbang na ipinapakita sa ibaba upang lumikha ng gawain.
Bagama't mahusay ang mga panuntunan sa Outlook para sa pag-automate ng mga gawain nang hindi inaangat ang isang daliri, maaaring gusto mong gumawa ng aksyon upang magsagawa ng mga paulit-ulit na gawain sa mga partikular na email. Ito ang perpektong oras para gamitin ang Mga Mabilisang Hakbang.