5 Mga Panuntunan ng Microsoft Outlook na Talagang Gagamitin Mo

Sa mga panuntunan ng Microsoft Outlook, maaari mong panatilihing maayos ang iyong mga email at ang iyong inbox ay nasa top-top na hugis. Maaaring ilipat ng mga panuntunan ang mga email sa mga folder, mag-play ng mga tunog, awtomatikong tumugon, at marami pang iba. Pinaliit namin ang listahan sa ilan sa mga pinakamahusay at pinakapraktikal na panuntunan sa Outlook.

Paano Mag-set Up ng Mga Panuntunan sa Outlook

Ang proseso at mga opsyon ay bahagyang naiiba sa pagitan ng Outlook sa Windows kumpara sa Mac. Kung sakaling hindi ka pamilyar sa proseso, narito kung paano mag-navigate sa bagong setup ng panuntunan sa bawat bersyon.

Outlook sa Windows

Sa Outlook sa Windows, buksan ang Rules Wizard isa sa mga paraang ito:

• Pumunta sa File > Impormasyon at piliin ang “Pamahalaan ang Mga Panuntunan at Alerto.” Pagkatapos, piliin ang “Bagong Panuntunan.”
• Pumunta sa tab na Home mula sa iyong inbox. Piliin ang drop-down na menu ng Mga Panuntunan sa seksyong Ilipat ng ribbon at piliin ang Pamahalaan ang Mga Panuntunan at Alerto. Pagkatapos, piliin ang “Bagong Panuntunan.”

Outlook sa Mac

Sa Outlook sa Mac, buksan ang Rules manager isa sa mga paraang ito:

• Pumunta sa Outlook > Mga Kagustuhan sa menu bar at piliin ang “Mga Panuntunan.” Piliin ang account sa kaliwa kung mayroon kang higit sa isa. Pagkatapos, i-click ang plus sign sa ibaba ng listahan ng panuntunan.
• Pumunta sa tab na Home mula sa iyong inbox. Piliin ang drop-down na menu ng Mga Panuntunan sa seksyong Ilipat ng ribbon at piliin ang I-edit ang Mga Panuntunan. Piliin ang account sa kaliwa at i-click ang plus sign sa ibaba ng listahan ng panuntunan.

Kapag nabuksan mo na ang bagong screen ng panuntunan sa iyong bersyon ng Outlook, oras na para gumawa ng panuntunan upang awtomatikong kumilos sa iyong mga email.

1. Ilipat ang Mga Sensitibong Mensahe

Maaari kang makatanggap ng email na minarkahan bilang kumpidensyal, pribado, o personal. Maaaring hindi mo gusto ang mga ganitong uri ng mga mensahe na nasa iyong inbox, kung sakaling mahuli ang mga ito ng mata ng isang tao. Bakit hindi ilipat ang mga ito sa isang partikular na folder sa sandaling dumating sila?

Upang mag-set up ng sensitibong panuntunan sa mensahe sa Windows, piliin ang Ilapat ang Panuntunan sa Mga Mensahe na Natatanggap Ko sa blangkong bahagi ng panuntunan at i-click ang Susunod. Lagyan ng check ang kahon para sa Minarkahan bilang Sensitivity. Sa kahon ng Hakbang 2 sa ibaba, i-click ang Sensitivity at piliin ang uri sa drop-down na listahan. Pagkatapos, i-click ang OK at piliin ang Next.

Lagyan ng check ang kahon para sa Ilipat ito sa Tinukoy na Folder. Sa Step 2 box, i-click ang “Specified,” piliin ang folder, at i-click ang “OK.” Piliin ang Susunod.

Opsyonal na pumili ng anumang mga pagbubukod. Pagkatapos, bigyan ng pangalan ang iyong panuntunan at lagyan ng check ang kahon para sa I-on ang Panuntunang Ito. Maaari mong lagyan ng check ang isa sa iba pang mga kahon kung gusto mo at i-click ang Tapos na upang ilapat ang panuntunan.

Upang lumikha ng isang sensitibong panuntunan sa mensahe sa Mac, piliin ang Sensitivity sa unang drop-down na listahan kung kailan dumating ang isang mensahe. Sa drop-down na menu sa kanan, piliin ang uri.

Piliin ang Ilipat sa Folder sa unang drop-down na kahon sa ibaba ng Gawin Ang Sumusunod at piliin ang folder sa kanan.

Maaari mong gamitin ang default na pangalan o baguhin ito kung gusto mo. Pagkatapos, lagyan ng check ang kahon para sa Naka-enable, opsyonal na lagyan ng check ang kahon upang hindi maglapat ng iba pang mga panuntunan, at i-click ang OK upang ilapat ang panuntunan.

2. Pangasiwaan ang Mga Awtomatikong Tugon

Ang isa pang uri ng email na kumukuha ng espasyo sa iyong inbox ay isang awtomatikong tugon. Maaari kang makatanggap ng isa kung may taong wala sa opisina o kung makipag-ugnayan ka sa isang kumpanya. Bagama't maaaring maging kapaki-pakinabang ang mga tugon na ito, karaniwang hindi naaaksyunan ang mga ito. Maaaring gusto mong ilipat ang mga ito sa isang folder upang tingnan sa ibang pagkakataon, markahan ang mga ito bilang mababang priyoridad, o markahan lamang bilang nabasa na.

Sa Windows, simulan ang pag-set up ng isang awtomatikong panuntunan sa pagtugon sa pamamagitan ng pagpili sa Ilapat ang Panuntunan sa Mga Mensahe na Natatanggap Ko sa blangkong bahagi ng panuntunan at pag-click sa Susunod. Lagyan ng check ang kahon para sa Alin ang Awtomatikong Tugon. Pagkatapos, piliin ang Susunod.

Lagyan ng check ang kahon para sa aksyon na gusto mong gawin at piliin ang opsyon sa Hakbang 2 na kahon kung naaangkop. Halimbawa, para markahan itong mababang priyoridad, lagyan ng check ang kahon para sa Markahan ito bilang Kahalagahan, i-click ang “Kahalagahan,” at piliin ang “Mababa.” Pagkatapos, i-click ang OK at Next.

Magdagdag ng anumang mga pagbubukod sa sumusunod na lugar, i-click ang Susunod, at kumpletuhin ang panuntunan.

Kung gumagamit ka ng Mac at gusto ng isang awtomatikong panuntunan sa pagtugon, piliin ang Mabait sa unang drop-down na listahan kapag may dumating na mensahe. Sa drop-down na menu sa kanan, piliin ang Awtomatikong Tumugon.

Sa ilalim ng Gawin ang Sumusunod, piliin ang aksyon tulad ng markahan ang priyoridad o bilang nabasa na. Tiyaking may check ang kahon na Pinagana at i-click ang OK upang ilapat ang panuntunan.

3. Magpatugtog ng Natatanging Tunog para sa Mahahalagang Email

Alam nating lahat na ang ilang mga email ay mas mahalaga kaysa sa iba. Kung gusto mong tiyaking alam mo kung kailan dumating ang isang mensahe mula sa VIP na iyon, maaari kang magpatugtog ng isang partikular na tunog.

Sa Windows, maaari kang makakuha ng natatanging panuntunan sa alerto sa pamamagitan ng pagpili sa “Magpatugtog ng Tunog Kapag Nakatanggap Ako ng Mga Mensahe Mula sa Isang Tao” sa lugar na Manatiling Up To Date.

Sa Step 2 box, i-click ang “People or Public Group”. Piliin ang contact at i-click ang Mula sa sa ibaba upang idagdag sila. Gawin ang parehong para sa anumang karagdagang mga contact na gusto mo ng parehong tunog, at piliin ang OK kapag natapos mo na.

I-click ang Tunog sa kahon ng Hakbang 2, hanapin ang tunog sa iyong computer, at piliin ang Buksan.

Kung gusto mong magdagdag ng mga exception, piliin ang “Next” para idagdag ang mga ito at kumpletuhin ang proseso. Kung hindi, i-click lang ang Tapos na.

Sa Mac, ang tampok na ito ay kasalukuyang gumagana lamang para sa mga account sa listahan ng Mga Panuntunan ng Kliyente sa kaliwa, hindi Mga Panuntunan ng Server. Piliin ang iyong pagpili at i-click ang plus sign sa kanan.

Piliin ang Mula sa sa unang drop-down na listahan, pumili ng opsyon sa susunod na drop-down, at tapusin sa pamamagitan ng pagdaragdag ng contact sa kanan.

Sa ilalim ng Gawin ang Sumusunod, piliin ang I-play ang Tunog at piliin ang tunog sa kasunod na drop-down box.

Lagyan ng check ang kahon para sa Enabled, opsyonal na lagyan ng check ang kahon para sa hindi paglalapat ng iba pang mga panuntunan, at i-click ang “OK.”

4. Magpakita ng Custom na Alerto na Mensahe

Kung gusto mo ang ideya na makakita ng natatanging mensahe para sa ilang partikular na email sa halip na makarinig ng partikular na tunog, maaari kang mag-set up ng panuntunan para dito sa halip. Pagkatapos, piliin lang ang text na gusto mong ipakita sa window ng alerto.

Upang lumikha ng isang pasadyang mensahe ng alerto sa Outlook sa Windows, piliin ang Ipakita ang Mail Mula sa Isang Tao sa Window ng Alerto ng Bagong Item sa lugar na Manatiling Up To Date.

I-click ang Mga Tao o Pampublikong Grupo sa kahon ng Hakbang 2. Piliin ang contact at i-click ang Mula sa sa ibaba upang idagdag sila. Magdagdag ng anumang iba pang mga contact na gusto mo ng parehong alerto at piliin ang OK kapag natapos mo na.

I-click ang Isang Tukoy na Mensahe sa kahon ng Hakbang 2, idagdag ang text sa lalabas na kahon, at piliin ang OK.

Kung gusto mong magdagdag ng mga exception, piliin ang “Next” para idagdag ang mga ito at kumpletuhin ang proseso. Kung hindi, i-click lang ang Tapos na.

Sa Outlook para sa Mac, tulad ng pag-play ng sound feature, kasalukuyang gumagana ang mga custom na alertong mensahe para sa mga account sa listahan ng Mga Panuntunan ng Kliyente. Piliin ang iyong pagpili at i-click ang plus sign sa kanan.

Piliin ang Mula sa sa unang drop-down na listahan, pumili ng opsyon sa susunod na drop-down, at tapusin sa pamamagitan ng pagdaragdag ng contact sa kanan.

Sa ilalim ng Gawin ang Sumusunod, piliin ang Display Dialog at i-click ang Display Message. I-type ang mensahe at i-click ang OK.

Lagyan ng check ang kahon para sa Enabled, opsyonal na lagyan ng check ang kahon upang hindi maglapat ng iba pang mga panuntunan, at i-click ang “OK.”

5. Auto Reply Gamit ang isang Template

Sa kabilang panig ng pagtanggap ng mga awtomatikong tugon, maaaring gusto mong ipadala ang iyong sarili. Maaari kang mag-set up ng template sa Outlook at pagkatapos ay awtomatikong tumugon sa mga partikular na mensaheng natatanggap mo kasama nito.

Upang mag-set up ng template ng tugon, Piliin ang Ilapat ang Panuntunan sa Mga Mensahe na Natatanggap Ko sa blangkong bahagi ng panuntunan at i-click ang Susunod.

Lagyan ng check ang kahon para sa kundisyong gusto mong gamitin. Maaari kang pumili ng higit sa isa. Maaari itong maging mga partikular na salita sa paksa o sa pamamagitan ng isang partikular na email account. Pagkatapos mong markahan ang kundisyon, gamitin ang link sa Hakbang 2 na kahon upang piliin ang variable kung naaangkop. I-click ang “Next.”

Markahan ang opsyon para sa Reply Gamit ang isang Specific Template. Pagkatapos, i-click ang Isang Specific Template sa Step 2 box.

Gamitin ang drop-down sa itaas para piliin ang lokasyon ng template. Piliin ang template at piliin ang Buksan.

I-click ang “Next,” magdagdag ng anumang mga exceptions na gusto mo, at i-click muli ang “Next”. Kumpletuhin ang natitira sa panuntunan at piliin ang Tapos na.

Gamit ang mga panuntunan sa Outlook na ito, pamamahalaan mo ang iyong inbox tulad ng isang propesyonal. Para sa higit pa, tingnan kung paano gumamit ng mga panuntunan para sa mga awtomatikong BCC sa Outlook.