6 Mga Tampok ng Google Docs na Makakatulong sa Iyong Gumawa ng Mas Magagandang Mga Dokumento

Minsan naghahanap kami ng mga tip at feature para magawa ang mga bagay nang mas mabilis. Pagkatapos, may iba pang mga pagkakataon na gusto lang nating gawin ang mga ito nang mas mahusay. Dito, titingnan namin ang ilang feature ng Google Docs na maaaring mapabuti ang iyong mga dokumento.

1. Gumamit ng Mga Talahanayan upang Buuin ang Teksto

Ang ilang teksto ay nabibilang sa isang talata, ang mga item ay karaniwang napupunta sa isang listahan, at pagkatapos ay may mga detalye na mas maganda sa isang talahanayan. Madali kang makakapagpasok ng talahanayan sa Google Docs at kahit na tingnan ang isa sa mga kapaki-pakinabang na template.

Bilang halimbawa, ang impormasyon dito ay nasa isang form ng listahan na maayos. Ngunit gagawing maayos at malinis ng isang mesa.

Piliin ang tab na Insert, lumipat sa Table, at piliin ang bilang ng mga column at row. Kapag lumitaw ang talahanayan, i-pop ang iyong data dito.

Maaari mong i-format ang font sa talahanayan na may bold o kulay, pag-uri-uriin ang talahanayan para sa madaling pagtingin, at muling ayusin ang mga hilera at column kung gusto mong ipakita ang data sa ibang paraan. Kaya hindi lamang maganda ang hitsura ng talahanayan, ngunit ginagawang simple ang pagmamanipula sa teksto.

Nagbibigay din ang Google Docs ng ilang mga template ng talahanayan. Maaari kang gumamit ng Product Roadmap, Review Tracker, Project Assets, o Ilunsad ang Content Tracker. Ang bawat template ay may mga heading at drop-down na listahan para madaling maisama ang data na kailangan mo. Ngunit siyempre, maaari mong i-edit ang template upang umangkop sa iyong mga pangangailangan.

Kung interesado kang gumamit ng template, pumunta sa Insert at lumipat sa Table > Table Templates para tingnan ang mga opsyon.

Piliin ang gusto mo, at lalabas ito sa iyong dokumento na handa nang gamitin.

2. Maglagay ng Drop-Down List para Madaling Pumili ng Mga Item

Kung mayroon kang dokumento kung saan mayroon kang mga detalye na nag-a-update sa paglipas ng panahon, maaari mong ipasok at i-customize ang isang drop-down na listahan. Nagbibigay-daan ito sa iyo o sa iyong koponan na piliin ang item sa halip na mag-type, mag-format, o maglagay ng maling impormasyon.

Piliin ang tab na Insert at piliin ang Dropdown.

Makakakita ka ng ilang preset na dropdown para sa Project Status at Review Status. Ito ang parehong mga drop-down na listahan na ginamit sa mga template ng talahanayan na tinalakay sa itaas. Upang tingnan ang mga item sa listahan, i-hover ang iyong cursor sa preset na iyon sa listahan. Kung gumagamit ka ng preset, maaari mo itong i-edit upang umangkop sa iyong mga pangangailangan.

Maaari ka ring gumawa ng sarili mong listahan sa pamamagitan ng pagpili sa “Bagong Dropdown” sa kahon ng Mga Dropdown ng Dokumento. Pagkatapos, pangalanan ang listahan, ilagay ang iyong mga item sa listahan, piliin ang mga kulay, at pindutin ang I-save.

3. Magdagdag ng Buod at Balangkas para sa Pangkalahatang-ideya

Upang bigyan ang iyong mga mambabasa ng pangkalahatang-ideya ng iyong dokumento, maaari mong gamitin ang built-in na buod at mga tampok ng balangkas.

Piliin ang icon na Ipakita ang Outline ng Dokumento sa kaliwang tuktok ng iyong dokumento. Kung hindi mo ito nakikita, pumunta sa View at piliin ang “Ipakita ang Outline.”

Kung gusto mong magsama ng Buod, i-click ang plus sign at i-type ang iyong text.

Upang gamitin ang Outline, i-format ang iyong mga seksyon ng dokumento gamit ang mga heading. Pumili ng heading, pumunta sa Format > Paragraph Styles at pumili ng heading level mula sa pop-out na menu.

Awtomatikong nag-a-update ang outline upang isama ang iyong mga heading. Kung gagamit ka ng iba't ibang antas ng heading, makikita mo rin ang hierarchy sa outline. Ang iyong mga mambabasa ay maaaring pumili ng isang item sa outline upang pumunta mismo sa seksyong iyon ng iyong dokumento.

4. Magsama ng Talaan ng mga Nilalaman para sa Navigation

Kapag lumikha ka ng isang mahabang dokumento o isang bagay tulad ng isang manual, ang isang talaan ng mga nilalaman ay makakatulong sa iyo pati na rin ang iyong mga mambabasa na mag-navigate sa dokumento.

Nag-aalok ang Google Docs ng madaling gamiting feature para magpasok ng talaan ng mga nilalaman at panatilihin itong updated. Pumunta sa Insert, lumipat sa Talaan ng mga Nilalaman, at pumili ng isa sa mga istilo sa pop-out na menu.

Tulad ng outline sa itaas, kakailanganin mong i-format ang iyong mga seksyon na may mga heading. Pagkatapos ay awtomatikong ipapakita ang mga ito sa talaan ng mga nilalaman.

Habang nagdaragdag o nag-aalis ka ng mga seksyon sa iyong dokumento, maaari mong i-update ang talaan ng mga nilalaman. Piliin ang talahanayan at i-click ang icon ng pag-update.

5. Magbigay ng Mabilis na Access sa Mga Mambabasa Gamit ang Mga Link

Dahil ang Google Docs ay isang web-based na application, ang paggamit ng mga link upang payagan ang iyong mga mambabasa na mabilis na bisitahin ang mga mapagkukunan, iba pang mga file, o mga website ay isang magandang ugnayan.

Piliin ang teksto, larawan, o bagay na gusto mong i-link at i-click ang button na Ipasok ang Link sa toolbar o pumunta sa Ipasok > Link sa menu.

Pagkatapos ay maaari kang magdagdag ng isang URL, pumili ng isang dokumento, o kahit na mag-link sa isang lugar sa iyong dokumento. I-click ang Ilapat at makikita mong naka-link ang iyong item.

Kapag inilagay mo ang iyong cursor sa link, makikita mong lalabas ang preview chip. Piliin ang link upang buksan ito sa isang bagong tab ng browser (maliban kung ito ay para sa isang lokasyon sa iyong dokumento.)

6. Gumamit ng Mga Bookmark para Tumalon sa Mga Lokasyon ng Dokumento

Tulad ng nabanggit sa itaas, ang pagdaragdag ng mga link sa isang dokumento ay nakakatulong sa iyong mga mambabasa. At dahil makakapag-link ka sa mga spot sa iyong dokumento gamit din ang feature na iyon, isaalang-alang ang pagdaragdag ng bookmark.

Maaaring mayroon kang talahanayan, pangalan, o partikular na text na hindi naka-format bilang isang heading para sa pagsasama sa outline o talaan ng mga nilalaman. Sa pamamagitan ng paggamit ng bookmark, ang iyong mga mambabasa ay maaaring tumalon mismo sa lokasyong iyon sa dokumento. Dagdag pa, maaari mong kopyahin ang link ng isang bookmark kung gusto mong ibahagi ito sa isang email o chat.

Piliin ang text o item na gusto mong i-bookmark. Pumunta sa tab na Insert at piliin ang “Bookmark.”

Makikita mo ang icon ng bookmark na naka-attach sa text o item. Mula doon, maaari mong gamitin ang icon ng kopya upang kunin ang link na ibabahagi sa ibang lugar kung gusto mo.

Upang magdagdag ng link sa bookmark sa iyong dokumento, sundin ang mga hakbang sa itaas upang magpasok ng link. Pagkatapos, piliin ang Mga Heading at Bookmark sa ibaba ng pop-up na menu at piliin ang bookmark.

Makikita mo ang naka-link na item sa iyong dokumento. Ikaw at ang iyong mga mambabasa ay piliin lamang ang link at i-click ang Bookmark upang bisitahin ang lugar na iyon.

Gumagamit ka man ng talahanayan para sa isang malinis na hitsura, isang drop-down na listahan upang madaling magpasok ng isang item, o isang buod at balangkas para sa isang pangkalahatang-ideya, ang ilang mga tampok ng Google Docs ay maaaring gawing mas kaakit-akit at kapaki-pakinabang ang iyong mga dokumento sa iyong mga mambabasa.