Paano Gumamit ng Advanced na Filter sa Microsoft Excel


Buod: Upang lumikha ng advanced na filter sa Excel, magsimula sa pamamagitan ng pagse-set up ng iyong hanay ng pamantayan. Pagkatapos, piliin ang iyong set ng data at buksan ang Advanced na filter sa tab na Data. Kumpletuhin ang mga field, i-click ang OK, at tingnan ang iyong data sa isang bagong paraan.

Habang nag-aalok ang Microsoft Excel ng built-in na feature para sa pag-filter ng data, maaaring mayroon kang malaking bilang ng mga item sa iyong sheet o kailangan mo ng mas kumplikadong filter. Dito, ipapaliwanag namin kung paano gumawa ng advanced na filter sa Excel.

Paano I-set Up ang Saklaw ng Pamantayan

Bago mo magamit ang advanced na filter sa Excel, kakailanganin mong gumawa ng cell range para sa mga kundisyong gagamitin mo.

Magdagdag ng kahit man lang ilang row sa itaas ng iyong data upang makapagsimula; maaari kang palaging magpasok ng higit pang mga hilera kung kinakailangan. Tandaan, kakailanganin mo ng isang row para sa mga label at isang walang laman na row sa pagitan ng pamantayan at ng data.

Sa itaas na row, ilagay ang mga label ng iyong mga column. Dapat tumugma ang mga ito para sa iyong data dahil gagamitin ang mga ito para sa pamantayan ng filter.

Gumagamit kami ng isang halimbawa sa buong tutorial na ito, kaya nasa ibaba ang data na ginagamit namin.

Pagkatapos ay nagpasok kami ng limang hilera sa itaas ng aming data. Mayroon kaming isang row para sa mga label, tatlo para sa pamantayan, at isang blangko na row. Pagkatapos ay kinopya namin ang aming mga header ng column sa unang row. Kaya, ngayon ang aming sheet ay ganito ang hitsura:

Kapag na-set up mo na ang hanay para sa iyong mga kundisyon ng filter, handa ka nang gawin ang advanced na filter.

Pagpasok ng Pamantayan para sa isang Advanced na Filter sa Excel

Upang maglagay ng pamantayan para sa iyong advanced na filter ng Excel sa isang cell, gagamitin mo ang format na =\=variable\.

Ang unang equal sign ay nagsisimula sa string at ang mga panipi ay naglalaman ng pamantayan. Maaari mong gamitin ang mga normal na operator ng paghahambing para sa iyong mga kundisyon. Narito ang ilang mga halimbawa.

  • Katumbas ni Smith: =\=Smith\
  • Hindi katumbas ni Smith: =\<>Smith\
  • Mas mababa sa 100: =\<100\
  • Mas malaki sa o katumbas ng 100: =\>=100\

Kapag na-type mo ang pamantayan sa ganitong paraan sa cell, kino-convert ito ng Excel sa format na kailangan nito para sa filter.

Paano Gumamit ng Iisang Criterion, Single Column Excel Filter

Ang pinakamahusay na paraan upang makapagsimula ay sa isang simpleng halimbawa gamit ang isang kundisyon at isang column. Dito, sasalain namin ang aming data batay sa Location ID 2B.

Pumunta sa column na Location ID at ilagay ang sumusunod para sa katumbas ng 2B sa unang row sa ibaba ng label:

="=2B"

Susunod, pumili ng cell sa iyong set ng data, pumunta sa tab na Data, at piliin ang Advanced sa seksyong Pagbukud-bukurin at Filter ng ribbon.

Sa pop-up box, magsimula sa pamamagitan ng pagpili kung saan mo gustong lumabas ang na-filter na data. Maaari mo itong i-filter sa lugar o sa ibang lokasyon. Kung pipiliin mo ang huli, ilagay ang lokasyon sa kahon na Kopyahin Sa.

Ngayon kumpirmahin ang mga cell sa kahon ng Hanay ng Listahan. Dapat ay awtomatikong idinagdag ng Excel ang mga ito para sa iyo, kaya tiyaking tama ang mga ito.

Pagkatapos, ipasok ang hanay ng cell sa kahon ng Saklaw ng Pamantayan. Madali mo itong magagawa sa pamamagitan ng pag-click sa loob ng kahon at pagkatapos ay gamit ang iyong cursor upang i-drag ang hanay sa iyong sheet. Tiyaking isama ang mga cell label ng column at mga karagdagang row lang na may mga cell na naglalaman ng pamantayan. Kung magsasama ka ng mga walang laman na row, malaki ang posibilidad na mali ang iyong mga resulta ng filter.

Opsyonal na lagyan ng check ang kahon kung gusto mo ng mga natatanging tala lamang. I-click ang OK kapag natapos mo na.

Dapat mong makita ang iyong na-filter na data. Kung pinili mong i-filter ang iyong data sa lugar, ang iba pang mga row ay dapat na nakatago. Dito, pumili kami ng lokasyon sa aming sheet para sa na-filter na data.

Paano Gumamit ng Maramihang Pamantayan, Single Column Excel Filter

Baka gusto mong i-filter ang data gamit ang maraming kundisyon na lumalabas sa iisang column. Magagawa mo iyon gamit ang isang advanced na filter ng Excel. Bilang halimbawa, i-filter namin ang aming data para sa 1B at 2B ng Location ID.

Pumunta sa column na Location ID at ilagay ang pamantayan sa dalawang magkahiwalay na row, 2 at 3, na nagsisimula nang direkta sa ibaba ng label.

="=1B"
="=2B"

Dapat itong magmukhang ganito:

Pumili ng cell sa iyong data set, pumunta sa tab na Data, at piliin ang “Advanced” para buksan ang filter tool.

Kumpletuhin ang parehong mga detalye tulad ng dati, ngunit sa pagkakataong ito, palawakin ang hanay ng pamantayan upang maisama ang karagdagang kundisyon. I-click ang “OK” para ilapat ang filter.

Dapat mong makita ang parehong mga resulta mula sa filter sa lokasyon na iyong pinili.

Paano Gumamit ng Maramihang Pamantayan, Multiple Column Excel Filter

Susunod, titingnan natin ang paggamit ng maraming kundisyon sa isang advanced na filter ng Excel. Ito ay maaaring AT o O pamantayan. Halimbawa, maaari kang mag-filter para sa Location ID na katumbas ng 1A at Lead ay katumbas ng Jones kung saan totoo ang lahat ng kundisyon. O maaari kang mag-filter para sa Location ID na katumbas ng 1B o Lead ay katumbas ng Jones kung saan ang anumang kundisyon ay totoo.

Lahat ng Kundisyon Tama

Upang mag-filter gamit ang isang kundisyong AT, ilalagay mo ang parehong pamantayan sa parehong row sa ibaba ng mga katumbas na label ng mga ito.

Kaya, ipinasok namin ang sumusunod sa ibaba ng label ng Location ID sa row 2:

="=1A"

Pagkatapos, ilalagay namin ang sumusunod sa ibaba ng Lead na label, sa row 2 din:

="=Jones"

Mukhang ganito:

At tulad ng dati, pumili ng cell sa set ng data, pumunta sa tab na Data, at piliin ang Advanced upang buksan ang tool.

Para sa filter na ito, binabago namin ang aming hanay ng pamantayan dahil kasama lang nito ang mga row 1 at 2. Isaayos ang iba pang mga opsyon kung kinakailangan at i-click ang OK.

Mayroon kaming isang resulta. Tandaan na ang paglalagay ng pamantayan sa parehong hilera ay nagpapahiwatig ng AND operator. Kaya, kahit na mayroon kaming Jones bilang Lead para sa dalawang lokasyon, nag-filter kami para sa lokasyon 1A lang kasama si Jones.

Anumang Kundisyon Tama

Susunod, i-filter namin muli ayon sa maraming kundisyon, ngunit gumagamit ng OR na pamantayan. Para dito, ilalagay mo ang mga kundisyon sa magkahiwalay na mga hilera sa ibaba ng mga kaukulang label.

Kaya, ipinasok namin ang sumusunod sa ibaba ng label ng Location ID sa row 2:

="=1B"

Pagkatapos, ilalagay namin ang sumusunod sa ibaba ng Lead label, ngunit sa row 3:

="=Jones"

Mukhang ganito:

Buksan ang tool na Advanced na filter tulad ng dati, ayusin ang hanay ng pamantayan para ma-accommodate ang karagdagang row, at i-click ang “OK.”

Gaya ng nakikita mo, mayroon kaming tatlong resulta, isa para sa 1B at dalawa para kay Jones. Dahil ginamit namin ang pamantayang OR, natugunan ang anumang kundisyon na isinama namin.

Ang susi sa pagse-set up ng filter ng maramihang pamantayan sa Excel ay para sa pamantayan ng AT, inilalagay mo ang mga kundisyon sa parehong row at para sa pamantayan ng OR, inilalagay mo ang mga kundisyon sa magkahiwalay na mga hilera.

Anuman at Lahat ng Kundisyon Tama

Para sa isang huling halimbawa, maglalapat kami ng mas kumplikadong filter gamit ang AND at OR na pamantayan kasama ng ibang operator ng paghahambing. Ipi-filter namin ang Location ID na katumbas ng 1A at Lead na katumbas ng Jones o Ang mga benta ay higit sa 50,000.

Sa row 2, ilalagay namin ang sumusunod na pamantayan sa ibaba ng Location ID at Lead ayon sa pagkakabanggit:

="=1A"
="=Jones"

Sa row 3, ilalagay namin ang susunod na kundisyon sa ibaba ng label ng Sales:

=">50000"

Mukhang ganito ang setup na ito:

Buksan ang tool na Advanced na filter, i-double check o ayusin ang mga field kung kinakailangan, at i-click ang OK.

Pagkatapos ay makikita mo ang mga resulta. Dito, mayroon kaming row 2 na naglalaman ng aming AND criteria, 1A at Jones. Pagkatapos, ang mga karagdagang row 3 hanggang 5 na naglalaman ng aming OR na pamantayan para sa Mga Benta na higit sa 50,000.

Kung mayroon kang malaking halaga ng data sa iyong spreadsheet at kailangan mo ng mas mahusay na opsyon sa filter, panatilihin sa isip ang advanced na filter sa Excel.