7 Mga Tampok ng Microsoft Outlook na Dapat Mong Gamitin

Bilang isang user ng Outlook, malamang na alam mo ang matatag na hanay ng tampok nito. Ngunit dahil lang sa maraming feature ang isang application, hindi iyon nangangahulugan na sulit ang lahat ng ito sa iyong pagsisikap. Narito ang ilan sa mga tampok ng Microsoft Outlook na dapat mong ginagamit.

Pag-iiskedyul ng Email para sa Epektibong Pamamahala ng Oras

Kung ikaw ay isang taong gumagamit ng pag-block ng oras para sa pamamahala ng mga gawain sa buong araw, maaaring maging kapaki-pakinabang ang pag-iskedyul ng mga email. Maaari mong gawin ang lahat ng mga email na kailangan mo sa iyong pag-block ng oras at piliin ang mga petsa at oras upang ipadala ang mga ito.

Upang mag-iskedyul ng email na iyong binubuo, pumunta sa tab na Mga Opsyon at piliin ang Pagde-delay ng Paghahatid.

Sa ibabang seksyon ng Properties window, lagyan ng check ang kahon para sa Huwag Ihatid Bago. Pagkatapos, gamitin ang mga drop-down na kahon sa kanan para piliin ang petsa at oras.

Opsyonal, maaari mong gamitin ang mga karagdagang feature sa kahon ng Properties. Mayroon kang Mga Setting na may Mga Opsyon sa Pagboto at Pagsubaybay sa itaas at karagdagang Mga Opsyon sa Paghahatid sa ibaba.

Kapag natapos mo na, i-click ang Isara upang ilapat ang pag-iskedyul.

Makipag-ugnayan sa Mga Grupo para sa Mga Listahan ng Pamamahagi

Kapag regular kang nag-email sa parehong pangkat ng mga tao, walang mas madaling paraan upang idagdag ang lahat ng email address na iyon sa pamamagitan ng paggawa ng listahan ng pamamahagi. Tinutulungan ka ng tampok na Contact Group sa Outlook na magawa ito.

Upang mabilis na gumawa ng isang grupo ng contact, pumunta sa tab na Home, piliin ang drop-down na menu ng Mga Bagong Item, at piliin ang Higit pang Mga Item > Grupo ng Contact.

Piliin ang Magdagdag ng Mga Miyembro at piliin ang lokasyon para sa iyong mga nakaimbak na contact.

Pumili ng contact mula sa listahan at i-click ang Mga Miyembro upang idagdag sila. Ipagpatuloy ang prosesong ito hanggang sa mapabilang mo ang lahat sa grupo at i-click ang “OK.”

Bigyan ng Pangalan ang iyong contact group sa itaas at piliin ang I-save at Isara.

Kapag gusto mong i-email ang bagong pangkat na iyon, i-click ang To button sa window ng pag-email at piliin ang grupo. O, simulan ang pag-type ng pangalan ng grupo sa Para sa field at piliin ito mula sa mga mungkahi.

Mga Panuntunan sa Inbox para sa Awtomatikong Organisasyon

Bagama't ang mga panuntunan sa email ay maaaring mukhang nakakatakot na mag-set up, sulit ang mga ito sa oras upang hindi ka abalahin sa ibang pagkakataon. Maaari mong awtomatikong ilipat ang mga email sa mga folder, markahan ang mga mensahe na may priyoridad, magpatugtog ng tunog para sa mahahalagang email, at higit pa.

Upang mag-set up ng bagong panuntunan mula sa simula, pumunta sa File > Pamahalaan ang Mga Panuntunan at Alerto at i-click ang “Bagong Panuntunan.”

O, upang lumikha ng bagong panuntunan batay sa isang email na iyong natanggap, buksan ang mensahe sa sarili nitong window. I-click ang drop-down na menu ng Mga Panuntunan sa seksyong Ilipat ng ribbon at piliin ang Gumawa ng Panuntunan.

Depende sa opsyong pipiliin mo sa itaas, piliin ang mga kundisyon at pagkilos at pagkatapos ay sundin ang mga kasunod na prompt para sa iyong bagong panuntunan.

Kapag natapos mo na, maaari mo itong ilapat sa mga kasalukuyang mensahe sa iyong kahon o i-click lang ang Tapos na upang i-save ang panuntunan para sa mga darating na mensahe sa hinaharap.

Maramihang Mga Lagda sa Email para sa Wastong Pagsara

Upang matiyak na ang lahat ng iyong mga mensahe ay may wastong pagsasara, maaari kang lumikha ng maramihang mga lagda sa email sa Outlook. Nagbibigay-daan ito sa iyong gumamit ng isang partikular na lagda para sa mga email ng negosyo kumpara sa mga personal na mensahe.

Upang lumikha ng isang lagda, piliin ang Lagda > Mga Lagda sa tab na Mensahe ng window ng pag-email.

Sa tab na Lagda sa Email, piliin ang email account sa itaas kung mayroon kang higit sa isa. Pagkatapos, piliin ang Bago sa kanan. Bigyan ng pangalan ang iyong lagda at i-click ang “OK.”

I-set up ang lagda sa kahon ng I-edit ang Lagda at piliin ang I-save kapag natapos mo na.

Opsyonal, maaari mong gawing default ang lagda para sa mga bagong mensahe, tugon, at pagpapasa gamit ang mga drop-down na kahon sa ibaba.

Ulitin ang parehong proseso upang lumikha ng mga karagdagang lagda at piliin ang OK kapag tapos ka na.

Kapag gusto mong gumamit ng lagda, bumalik sa drop-down na menu ng Signature sa tab na Mensahe at piliin ang gusto mong gamitin. Kung nag-set up ka ng pirma bilang default, awtomatiko itong lalabas sa iyong email.

AutoArchive para sa Inbox at Folder Cleanup

Maaaring magtagal ang paglilinis ng iyong inbox at mga folder ng mga luma at hindi kinakailangang email. Gamit ang tampok na AutoArchive sa Outlook, maaari mong awtomatikong alisin ang mga lumang mensahe na hindi mo na kailangan.

Pumunta sa File > Options at piliin ang “Advanced” sa kaliwa. Pagkatapos, i-click ang “AutoArchive Settings” sa kanan.

Kumpletuhin ang bawat isa sa mga field sa AutoArchive pop-up window para sa kung kailan at paano i-archive ang iyong mga email. Maaari mong piliin kung kailan patakbuhin ang tool at makatanggap ng prompt bago ito tumakbo.

Maaari mo ring piliin kung paano pangasiwaan ang ilang partikular na mensahe sa panahon ng proseso ng AutoArchive gaya ng edad ng mga item, kung aling folder ng archive ang gagamitin, at kahit na permanenteng tanggalin ang mga lumang item.

Kapag tapos ka na, i-click ang OK para ilapat ang mga setting.

I-convert ang Mga Mensahe sa Mga Pagpupulong para sa Sanggunian

Ilang beses ka nang nakatanggap ng email na nag-udyok sa isang pulong? Maaari mong i-convert ang isang email sa isang pulong sa Outlook Calendar para sa isang mahusay na time-saver. Dagdag pa, ang mensaheng nagbigay inspirasyon sa pulong ay awtomatikong naka-attach sa kaganapan para sa sanggunian.

Upang gawing meeting ang isang email, i-click ang tatlong tuldok sa kanang itaas ng mensahe at piliin ang “Meeting.”

Makakakita ka ng isang bagong window ng kahilingan sa kaganapan na nakabukas na may email bilang paglalarawan. Pagkatapos ay maaari mong kumpletuhin ang kahilingan tulad ng iba pa; magdagdag ng mga dadalo, itakda ang petsa at oras, at pumili ng lokasyon.

Ipadala ang iyong kahilingan sa pagpupulong kapag natapos mo na, at makikita ng iyong mga dadalo ang imbitasyon na may email sa katawan.

Mga Filter ng Email para sa Mabilis na Paghahanap ng Mga Mensahe

Ang isa pang madaling gamiting feature ng Outlook ay tumutulong sa iyong mahanap ang mga email na kailangan mo nang madalian. Tiyak na magagamit mo ang mga pangunahin at advanced na opsyon sa paghahanap ng Outlook, ngunit upang mabilis na makakita ng mga hindi pa nababasa, na-flag, mahalaga, o nakategorya na mga mensahe, gamitin ang feature na Filter Email.

Sa tab na Home, piliin ang I-filter ang Email at pumili ng opsyon.

Sa sandaling ilapat mo ang filter, maaari mo itong ayusin kung kinakailangan. Sa seksyong Pinuhin ang ribbon, magdagdag ng isa pang filter, o sa seksyong Saklaw sa kanan, piliin ang mailbox o folder.

Kapag natapos mo na ang filter, i-click ang Isara ang Paghahanap sa kanang bahagi ng ribbon.

Habang ang lahat ng mga tampok na ibinibigay ng Outlook ay kapaki-pakinabang sa ilang paraan, may ilan na mas kailangan mo kaysa sa iba. Sa listahang ito, mayroon kang mga pangunahing tampok na kailangan mo upang makatipid ng oras, mapabuti ang iyong pagiging produktibo, at mas mahusay na pamahalaan ang iyong inbox.