Paano Gamitin ang SUBTOTAL Function sa Microsoft Excel

Buod: Para magamit ang function na SUBTOTAL, gumawa ng formula gamit ang syntax: SUBTOTAL(function_number, reference 1, reference 2,...). Maaari mo ring gamitin ang tampok na Subtotal sa pamamagitan ng pagpili sa iyong mga row, pagkatapos ay pag-click sa tab na Data. Sa drop-down na menu ng Outline, piliin ang Subtotal.

Ang pagkuha ng mga subtotal para sa mga pangkat ng mga nauugnay na item ay madali sa Microsoft Excel. Sa katunayan, mayroon kang dalawang paraan upang gawin ito. Maaari mong gamitin ang function na SUBTOTAL o ang feature na Subtotal, alinman ang pinakamahusay na gumagana. Ipapakita namin sa iyo kung paano.

Ano ang isang Subtotal sa Excel?

Tulad ng nabanggit, ang SUBTOTAL sa Excel ay nagbibigay-daan sa iyo na igrupo ang pareho o nauugnay na mga item sa isang listahan at gumamit ng isang function upang kalkulahin ang mga halaga. Halimbawa, maaari mo itong gamitin upang isama ang mga benta ayon sa buwan o average na mga marka ng mag-aaral. Maaari ka ring magdagdag ng imbentaryo ayon sa produkto o bilangin ang bilang ng mga singil na babayaran sa susunod na linggo.

Gamit ang function na SUBTOTAL sa pamamagitan ng paggawa ng formula o paggamit ng feature na Subtotal, makukuha mo ang mga kalkulasyon na kailangan mo sa ilang hakbang lang.

Gamitin ang Excel SUBTOTAL Function

Maaari kang gumawa ng formula gamit ang Excel SUBTOTAL function na may kakayahang umangkop upang isama o ibukod ang mga row na iyong itinago.

Ang syntax para sa formula ay SUBTOTAL(function_number, reference 1, reference 2,...) kung saan kinakailangan ang unang dalawang argumento. Maaari kang gumamit ng mga karagdagang sanggunian ng cell o pinangalanang mga hanay para sa natitirang mga argumento kung kinakailangan.

Ang argument na function_number ay nagbibigay-daan sa iyo na magpasok ng isa sa 11 function gamit ang katumbas nitong numero. Kasama sa unang 11 ang mga nakatagong row, habang ang pangalawang 11 ay hindi kasama ang mga ito. Kaya, ipasok lamang ang numero para sa function na kailangan mo at kung paano mo gustong pangasiwaan ang mga nakatagong row.

Bilang halimbawa ng function na SUBTOTAL, isasama namin ang kabuuang mga benta sa hanay ng cell B2 hanggang B4 gamit ang formula na ito:

=SUBTOTAL(9,B2:B4)

Para sa susunod na halimbawang ito, itinago namin ang mga hilera 4 at 5. Gamit ang unang formula na ito, maaari naming makuha ang aming kabuuan gamit ang numero 9 para sa unang argumento upang maisama ang nakatagong data.

=SUBTOTAL(9,B2:B6)

Ngayon, ibubukod namin ang mga nakatagong hilera mula sa aming kabuuan, gamit ang numerong 109 para sa aming unang argumento.

=SUBTOTAL(109,B2:B6)

Kapag nakuha mo na ang iyong mga subtotal, maaari mong gamitin ang function na SUBTOTAL muli para sa isang malaking kabuuan sa ibaba. Bilang kahalili, maaari mong gamitin ang SUM function upang idagdag ang mga subtotal.

Para sa isa pang halimbawa, gagamitin namin ang average na function upang isama ang mga nakatagong row 3 at 4 na may ganitong formula:

=SUBTOTAL(1,C2:C6)

At sa susunod, ibubukod namin ang mga nakatagong row na may ganitong formula:

=SUBTOTAL(101,C2:C6)

Mga tala sa SUBTOTAL Function

Narito ang ilang bagay na dapat tandaan kapag ginagamit ang SUBTOTAL function sa Excel:

• Gumagana ang function para sa mga column o vertical range, hindi row o horizontal range.
• Kung mayroon kang mga nested na subtotal sa lugar ng reference na argumento, binabalewala ng Excel ang mga ito sa subtotal na resulta.
• Kapag gumamit ka ng filter, ang data na na-filter ay hindi kasama sa subtotal na resulta.

Gamitin ang Subtotal na Feature

Ang isa pang paraan upang gamitin ang SUBTOTAL function sa Excel ay sa pamamagitan ng paggamit ng Subtotal na feature. Sa ganitong paraan, maaari kang awtomatikong magdagdag ng mga kalkulasyon at pagpangkatin ang mga item nang sabay-sabay. Ginagamit ng Excel ang SUBTOTAL function para magawa ito para sa iyo. Tingnan natin ang ilang halimbawa.

Gamit ang feature na Subtotal para sa aming mga benta ayon sa buwan, maaari naming igrupo ang data bawat buwan at isama ang bawat pangkat na may malaking kabuuan sa ibaba.

Piliin ang lahat ng row na gusto mong pangkatin at subtotal. Pumunta sa tab na Data at piliin ang Subtotal sa drop-down na menu ng Outline.

Kapag bumukas ang Subtotal box, piliin kung paano mo gustong idagdag ang mga subtotal.

• Sa Bawat Pagbabago: Piliin ang column na gusto mong gamitin para sa pagpapangkat. Dito, pinili namin ang Buwan upang magkaroon ng bagong pangkat kapag nagbago ang Buwan sa sheet.
• Gumamit ng Function: Piliin ang function na gusto mong gamitin, gaya ng sum, average, minimum, maximum, o isa pang opsyon. Para sa aming halimbawa, pinili namin ang Sum.
• Idagdag ang Subtotal sa: Lagyan ng check ang kahon kung saan mo gustong kalkulahin ang subtotal. Para sa aming halimbawa, pinili namin ang Sales.

Opsyonal na lagyan ng check ang mga kahon sa ibaba para sa mga karagdagang item ayon sa gusto mo. I-click ang “OK.”

Pagkatapos ay makikita mo ang iyong pag-update ng data sa pangkat at subtotal ang mga row at gagawa ng malaking kabuuan sa ibaba. Gamitin ang mga button na plus, minus, at numero para i-collapse o palawakin ang mga grupo para sa mas madaling pagtingin.

Bilang isa pang halimbawa, gagamitin namin ang mga marka ng mag-aaral. Gagamitin namin ang mga feature ng Subtotal at Group para magpakita ng average na marka para sa bawat estudyante. Narito ang proseso.

Piliin ang mga row, pumunta sa Data, at piliin ang Subtotal sa drop-down na menu ng Outline.

Sa kahon ng Subtotal, pipiliin namin ang Mag-aaral sa drop-down na listahan ng pagbabago at Average sa listahan ng function. Susuriin namin ang kahon para sa Grado. I-click ang “OK.”

Nakapangkat na ngayon ang aming mga row ayon sa mag-aaral na may average na marka para sa bawat isa at isang pangkalahatang average sa ibaba. Muli, maaari mong gamitin ang mga pindutan sa kaliwa upang i-collapse at palawakin ang mga pangkat.

Kung magpasya kang i-ungroup ang mga row pagkatapos mong gamitin ang feature na Subtotal, babalik sa normal ang mga row. Gayunpaman, ang mga naglalaman ng SUBTOTAL na function na ginagamit ng Excel ay nananatili para sa iyo na magpatuloy sa paggamit o tanggalin lamang kung gusto mo.

Ang tampok na Subtotal ay maaaring maging kumplikado kung plano mong gumamit ng maraming grupo. Gayunpaman, dapat makatulong ang mga pangunahing halimbawang ito na makapagsimula ka kung interesado ka sa function na ito.

Ang isang bagay na dapat tandaan ay hindi ka maaaring magdagdag ng isang Excel table subtotal sa tampok na ito. Kung mayroon ka ng iyong data sa isang talahanayan, maaari mong ipasok ang Excel formula para sa SUBTOTAL gaya ng inilarawan kanina o i-convert ang iyong talahanayan sa isang hanay ng cell upang magamit ang tampok. Kung pipiliin mo ang huli, mawawala sa iyo ang functionality ng talahanayan.

Ngayong alam mo na kung paano magpasok ng mga subtotal sa Excel, tingnan kung paano mag-alis ng mga duplicate na row.