3 Paraan para Linisin ang Iyong Data sa Google Sheets

Minsan kapag nag-import ka ng data o nakipagtulungan sa iba sa isang spreadsheet, maaaring magulo ang data. Maaaring mayroon kang mga duplicate, hindi pare-parehong data, o mga karagdagang espasyo. Nag-aalok ang Google Sheets ng ilang feature para tulungan kang linisin ang iyong data.

1. Mga Mungkahi sa Paglilinis

Ang isang tampok na makakatulong sa iyong mahanap at itama ang data ay ang mga mungkahi. Ipinapakita sa iyo ng tool na ito ang mga hindi pagkakapare-pareho sa iyong data kasama ng mga duplicate o mga cell na may mga puwang sa unahan o trailing. Kung hindi ka sigurado kung anong uri ng paglilinis ang kailangan mong gawin, ito ay isang magandang paraan upang magsimula.

Pumili ng sheet para makapagsimula. Pumunta sa tab na Data, lumipat sa Data Cleanup, at piliin ang Mga Mungkahi sa Paglilinis.

Kapag bumukas ang sidebar sa kanan, makikita mo ang lahat ng nakita ng tool sa iyong sheet. Sa aming halimbawa, makikita mo na mayroon kaming hindi tugmang data. Mayroon kaming USA sa ilang mga cell at United States sa iba.

Kung i-hover mo ang iyong cursor sa isang item sa sidebar, iha-highlight nito ang data na iyon sa iyong sheet. Sa ilang sitwasyon, maaari kang makakita ng pula para sa isang error at berde para sa isang mungkahi. At, kung maraming data ang kasangkot, makakakita ka ng arrow sa ibaba ng seksyong iyon na maaari mong palawakin.

Maaari mong payagan ang tool na awtomatikong linisin ang data sa pamamagitan ng pagpili sa checkmark. Maaari mong opsyonal na i-edit ang data kung mas gusto mong gumamit ng ibang bagay sa pamamagitan ng pag-click sa icon na lapis at pag-type ng gusto mo. Dito, pananatilihin namin ang suhestyon sa USA na papalit sa lahat ng entry sa United States.

Susunod, makikita mo na nakahanap din ang tool ng mga duplicate na row at dagdag na espasyo na tinatawag na Whitespace. Muli, i-hover ang iyong cursor sa isang item at makikita mo itong naka-highlight sa iyong sheet.

Upang payagan ang tool na ayusin ang karagdagang data para sa iyo, piliin ang Alisin para sa mga duplicate o Trim All para sa whitespace.

Kung gagawa ka ng mga pagbabago sa iyong sheet habang nakabukas ang sidebar ng Mga Suhestyon sa Paglilinis, i-click ang “I-refresh” upang muling suriin ang sheet.

2. Alisin ang mga Duplicate

Ang isang alternatibo sa Cleanup Suggestions ay ang Remove Duplicates tool. Madaling gamitin ito kung alam mo nang harapan na ang iyong data ay maaaring maglaman ng mga duplicate. Maaari kang direktang pumunta sa opsyong ito para alisin ang mga ito.

Piliin ang mga cell na gusto mong suriin para sa mga duplicate. Pumunta sa tab na Data, piliin ang Data Cleanup, at piliin ang Alisin ang Mga Duplicate.

Kung may mga header ang iyong data, lagyan ng check ang kahon na iyon sa itaas ng pop-up window. Pagkatapos, kumpirmahin ang mga column na gusto mong suriin at i-click ang Alisin ang Mga Duplicate.

Makakakita ka ng mensaheng nagpapaalam sa iyo kung ilang duplicate ang nakita at naalis. Piliin ang OK upang isara ang window.

3. I-trim ang Whitespace

Tulad ng feature na Remove Duplicates, maaaring alam mo na mayroon kang mga karagdagang espasyo sa ilan sa iyong mga cell. Maaaring ayusin ito ng Trim Whitespace tool para sa iyo nang hindi manu-manong inaalis ang mga puwang.

Piliin ang mga cell na gusto mong suriin o piliin ang buong sheet sa pamamagitan ng pag-click sa parihaba sa kaliwang tuktok. Pumunta sa tab na Data, piliin ang Data Cleanup, at piliin ang Trim Whitespace.

Pagkatapos ay makakakita ka ng mensaheng nagpapaalam sa iyo kung ilang cell na may mga karagdagang espasyo ang na-trim.

Gamit ang tatlong tool sa paglilinis ng data na ito sa Google Sheets, mahahanap at maitatama mo ang magulo na data nang wala ang lahat ng manu-manong gawain.