Paano Bilugan ang Di-wastong Data sa Microsoft Excel


Maaari mong gamitin ang pagpapatunay ng data sa Microsoft Excel upang ihinto ang mga maling entry ng data. Ngunit maaaring may mga pagkakataon na ang pagpapatunay na iyon ay hindi gumagana gaya ng pinlano. Upang makatulong, maaari mong gamitin ang tampok na Circle Invalid Data.

Sa pagpapatunay ng data, maaaring mayroon kang formula sa cell o may data na naipasok na sa cell. Sa kasamaang-palad, ang mga ganitong uri ng sitwasyon ay maaaring lumaktaw nang lampas sa data validation na kailangan mo. Kung mangyari ito, maaari kang magkaroon ng maling data. Tingnan natin kung paano ito makikita sa pamamagitan ng pagbilog nito sa Excel para sa iyo.

Error sa Paghawak Gamit ang Data Validation

Kapag na-set up mo ang pagpapatunay ng data para sa isang cell o range, maaari kang magdagdag ng paghawak ng error sa parehong oras. Isa itong magandang paraan para ipaalam sa user na hindi wasto ang sinusubukan nilang ipasok.

Maaari ka ring magbigay ng mensahe na nagpapaalam sa kanila kung ano ang dapat nilang ipasok.

Circle Invalid Data

Ang isang perpektong halimbawa ng pagpapatunay ng data na hindi ginagawa ang trabaho nito ay kapag gumamit ka ng formula. Maaaring mangailangan ka ng isang partikular na numero, decimal, o petsa. Kung magbabago ang resulta ng formula na iyon at hindi na nakakatugon ang data sa kinakailangan, pinapayagan ang data na iyon, at hindi ka makakakita ng error.

Tingnan natin ang isang halimbawa. Narito mayroon kaming isang formula na nagdaragdag ng mga halaga sa mga cell A1 at A2 at inilalagay ang resulta sa A3. Mayroon kaming data validation na naka-set up sa cell A3 upang payagan lamang ang isang numero sa pagitan ng 10 at 20.

Sa una, ang resulta mula sa formula ay umaangkop sa kinakailangan sa pagpapatunay ng data.

Ngunit kung ang mga numero sa mga cell A1 o A2 ay nagbabago, kaya nagbabago ang resulta ng formula, pinapayagan pa rin ang data sa cell na iyon kahit na ito ay hindi wasto. Dagdag pa, wala kang nakikitang mensahe ng error.

Sa kasong ito, maaari mong gamitin ang tampok na Circle Invalid Data.

Pumunta sa tab na Data, piliin ang drop-down na arrow ng Pagpapatunay ng Data, at piliin ang Circle Invalid Data sa seksyong Mga Tool ng Data ng ribbon.

Pagkatapos ay makikita mo ang cell na iyon na may validation ng data at maling data na may pulang bilog sa paligid nito.

Ito ay nagpapahintulot sa iyo na gumawa ng anumang mga pagwawasto ay kinakailangan. Pagkatapos ay tinanggal ang bilog. Maaari mo ring piliin ang Data Validation > Clear Validation Circles kung gusto mong tanggapin ang data.

Ang isa pang pangunahing halimbawa ng di-wastong data ay kung mayroon ka nang data sa isang cell at pagkatapos mag-set up ng pagpapatunay ng data. Dito, mayroon kaming text sa aming cell na mas mahaba sa 10 character. Kahit na na-set up namin ang validation na tumanggap lang ng text na wala pang 10 character, hindi nakuha ng validation ang invalid na data dahil ito ay pre-existing na.

Sa kasong ito, gumagana ang paggamit ng Circle Invalid Data gaya ng inaasahan.

Maaaring may mga pagkakataon maliban sa mga halimbawang ito kung saan ang di-wastong data ay pumapasok sa isang cell na may data validation. Gaya ng binanggit ng Microsoft, maaaring mangyari ito kapag kinopya at i-paste mo ang data sa cell, gumamit ng feature na fill, o nagpatakbo ng macro. Gayunpaman, maaari kang makakita lamang ng isang error na hindi pinapayagan kang i-paste o punan ang data. O, sa ilang mga kaso ang pagpapatunay ng data ay tinanggal lamang.

…hindi lalabas ang mga mensahe ng pagpapatunay at maaaring magpasok ng di-wastong data kung maglalagay ka ng data sa isang cell sa pamamagitan ng pagkopya o pagpuno, kung ang isang formula sa cell ay kinakalkula ang isang resulta na hindi wasto, o kung ang isang macro ay nagpasok ng di-wastong data sa cell .

Bagama't maaaring hindi gumana ang Circle Invalid Data sa bawat isa sa mga karagdagang sitwasyong ito, tandaan ang iba pang mga sitwasyong ito kapag una kang nag-set up ng pagpapatunay ng data. At, tandaan na gamitin ang tampok na Circle Invalid Data kapag maaari mo.