12 Mga Panuntunan sa Etiquette sa Email para sa Walang Kapintasang Komunikasyon

Hindi mo kailangang maging isang dalubhasang manunulat para gumawa ng email. Gayunpaman, maraming bagay ang dapat isaalang-alang kapag nagsusulat ng mga email, lalo na para sa mga komunikasyon sa negosyo. Narito ang ilang tuntunin sa etiketa sa email na dapat tandaan para sa iyong mga propesyonal na mensahe.

Ang Mga Patlang ng Email

Maaaring mukhang simple na punan ang mga field para sa iyong email, ngunit ang mga tip na ito ay maaaring makatipid sa iyo ng ilang kahihiyan at makatulong sa iyong mga tatanggap sa parehong oras.

I-double-check ang Mga Address ng Iyong Mga Tatanggap

Kung nagpadala ka na ng email sa maling tao dahil umasa ka sa matalino na mga suhestyon mula sa iyong email application, alam mo kung gaano ito nakakahiya.

Tumatagal lamang ng isang minuto upang i-double check ang pangalan at email address ng tatanggap. Kung mayroon kang application na nagko-convert ng email address sa pangalan ng tatanggap para sa mga layunin ng pagpapakita, i-click lang ang arrow na iyon o i-hover ang iyong cursor sa pangalan para sa mabilis na pagsusuri.

Maglagay ng Concise Subject Line

Ang linya ng paksa na isasama mo sa iyong email ay dapat na maikli at makabuluhan. Nagbibigay-daan ito sa iyong tatanggap na makita nang eksakto kung tungkol saan ang email sa isang sulyap. Maaari pa nga nilang basahin ang kanilang mga email sa pagkakasunud-sunod ng kahalagahan ng nilalaman, kung saan pumapasok ang linya ng paksa.

Subukang panatilihing maikli ngunit makabuluhan ang linya ng paksa. Gawin itong isang maigsi na buod ng kung ano ang kasama sa iyong mensahe.

Isama ang CC at BCC Kapag Warranted

Hindi lahat ng tatanggap ng iyong mensahe ay maaaring kabilang sa linyang Para. Maaari mong gamitin ang CC field para kopyahin ang iba na nangangailangan ng email bilang reference o ang BCC field para kopyahin sila ngunit panatilihing pribado ang kanilang mga email address.

I-reserve ang Para sa field para sa mga idinidirekta mo ang mensahe at anumang mga aksyon na kailangan mo mula sa kanila. Para sa iba na kailangan lang malaman ang mensahe, tinatago mo man ang kanilang mga email address o hindi, gamitin na lang ang mga linya ng CC at BCC.

Ang Katawan ng Mensahe

Malinaw, ang katawan ng email ay kung saan mo isasama ang iyong mensahe. Ngunit may ilang mga tip na dapat tandaan na maaaring gumawa o masira ang mensaheng iyon.

Magdagdag ng Pagbati

Lalo na mahalaga kapag ang pagbuo ng isang pangnegosyong email ay pagdaragdag ng pagbati. Simulan ang iyong mensahe nang naaangkop sa Mahal, Kumusta, o katulad na bagay, na sinusundan ng pangalan ng tatanggap.

Walang nagsasabing Nagmamadali akong mag-alala kaysa sa isang email na walang pagbati.

Gumamit ng Font na Madaling Basahin

Bagama't nakakaakit na ilipat ang iyong font ng mensahe sa ibang bagay o kakaiba, hindi ito palaging ang pinakamahusay na opsyon para sa taong talagang nagbabasa ng email.

Gumamit ng default na font na madaling basahin tulad ng Arial o Times New Roman. Hindi lamang pamantayan ang mga klasikong font na ito para sa karamihan ng mga email client, ngunit mas simple din itong basahin kaysa sa isang script at mas propesyonal kaysa sa isang sobrang kaswal na opsyon.

Isama ang isang Lagda

Katulad ng pag-aalis ng pagbati, ang hindi pagpirma sa iyong email ay maaaring maging hindi propesyonal. At sa pagsasara na iyon, dapat mong isama ang mga pangunahing detalye na kakailanganin ng iyong tatanggap.

Iba-iba ang mga lagda sa email, ngunit maaaring isama ang iyong buong pangalan, kumpanya, titulo, numero ng telepono, website, at mga link sa social media. Nasa iyong lagda man ang lahat ng mga detalyeng iyon o ang iyong pangalan lang, tiyaking idagdag ito sa dulo ng iyong mensahe.

Tono at Propesyonalismo

Kasama ang mga pangunahing kaalaman sa pagpuno sa mga field ng email at pagbubuo ng katawan ng iyong mensahe, isaalang-alang ang iyong mga salita. Gusto mo bang gamitin ang lahat ng caps para i-stress ang isang punto? Dapat mo bang isama ang kaunting sarcastic humor? Kumuha tayo ng mas malalim na pagsisid.

Maging Maingat sa Mga Cap at Pag-format

Maaari itong maging kaakit-akit na gamitin ang lahat ng caps, bold text, o isang underline upang bigyang-diin ang iyong mga salita. Ngunit ang labis sa mga ito sa isang mensahe ay nakakatalo sa layunin at maaaring maghatid ng isang agresibong mensahe.

Subukang iwasan ang lahat ng takip. Hindi mo gustong maramdaman ng iyong tatanggap na parang sinisigawan mo sila. At gumamit ng font formatting tulad ng bold, italics, at underline nang matipid at kung kinakailangan lang.

Panatilihing Minimum ang Katatawanan at Emoji

Bagama't karamihan sa mga tao ay nasisiyahan sa kaunting katatawanan ngayon at pagkatapos, hindi ito palaging may lugar sa isang email. Dahilan, hindi nakikita ng tatanggap ang iyong body language o naririnig ang iyong snicker. Sa mga nakasulat na komunikasyon, ang katatawanan ay maaaring makita bilang hindi naaangkop o nakakasakit paminsan-minsan, kahit na hindi mo ito sinasadya.

Kasama ng pag-aalis ng katatawanan, subukang huwag gumamit nang labis ng emoji sa iyong email. Bagama't maaaring maging kapaki-pakinabang ang isang smiley o thumbs up sa isang chat o text message, maaari silang maghatid ng hindi propesyonal na tono sa mga email ng negosyo.

Magdagdag ng Mga Kinakailangang Attachment

Nagawa na nating lahat ito kahit isang beses. Sinasabi namin sa tatanggap na pinadalhan namin siya ng file at pagkatapos ay nakalimutan naming ilakip ito. Maglaan ng ilang sandali bago pindutin ang Ipadala upang matiyak na isinama mo ang anumang kinakailangang mga attachment.

Bukod pa rito, nag-aalok ang ilang serbisyo ng email tulad ng Gmail at Microsoft Outlook ng mga feature para ipaalala sa iyo ang mga nakalimutang attachment. Samantalahin ang mga kapaki-pakinabang na tool na ito para hindi mo na kailangang i-follow up ang iyong email gamit ang isa pang mensaheng naglalaman ng file at isang paghingi ng tawad.

Magalang na Komunikasyon

Ang ilang mga tuntunin sa etiketa sa email ay hindi itinakda sa bato, ngunit maaari lamang maging magalang, maalalahanin, at matulungin.

Isaalang-alang ang Mga Maikling Mensahe para sa Mobile

Sa parami nang parami ng mga email na tinitingnan sa mga mobile device, isaalang-alang ito kapag bubuo ng sa iyo. Tanggalin ang mga hindi kinakailangang salita at diretso sa punto. Wala nang mas masahol pa sa pagbubukas ng email na puno ng text sa iyong mobile phone na nangangailangan ng tuluy-tuloy na pag-scroll.

Iskedyul ng Pagpapadala Sa Oras ng Negosyo

Kung gagamitin mo ang madaling gamiting tampok sa pag-iiskedyul ng email na inaalok ng maraming email client, maging maalalahanin kung kailan mo iniskedyul ang paghahatid na iyon. Ang pagpapadala ng email sa pagtatapos ng araw ng trabaho o kahit sa hatinggabi ay hindi maganda.

Subukang iiskedyul ang mga email para sa isang araw ng trabaho at sa mga oras ng negosyo, maliban kung mayroon kang mapanghikayat na dahilan upang huwag gawin ito.

Paikliin ang Mahabang URL

Ang isang huling tip para sa pagiging magalang ay tungkol sa mga link na isasama mo sa iyong mga email. Katulad ng pagbuo ng mas maiikling mensahe para sa mga mobile viewer, magagawa mo rin ito kapag nagsasama ng mga link. Pag-isipang gumamit ng URL shortener tulad ng Bitly o pag-link sa text.

Sa halip na isang link na tumatagal ng masyadong maraming espasyo sa iyong mensahe, maaari mong bawasan ang laki nito at makuha pa rin ang link sa iyong tatanggap.

Sana ang ilan sa mga panuntunan sa etiketa sa email na ito ay ang mga pinaplano mong gamitin para sa sarili mong mga mensahe ng negosyo sa hinaharap. At kung magpapadala ka ng mensaheng gusto mong bawiin, tingnan kung paano mag-recall ng email sa Outlook o kung paano mag-unsend ng mensahe sa Gmail.