7 Mga Feature ng Google Sheets para Palakasin ang Iyong Produktibo
Ang pagtitipid ng oras, pagsagawa ng mga gawain nang madali, pagtatrabaho nang mahusay, at pag-maximize ng output ay lahat ng bahagi ng pagiging produktibo. Gamit ang ilang feature ng Google Sheets na ito, mapapalakas mo ang iyong pagiging produktibo at mas epektibong magtrabaho sa iyong mga spreadsheet.
1. Mga Pagkalkula na Walang Mga Formula
Tulad ng pagtingin sa mga kalkulasyon sa status bar ng Microsoft Excel, mabilis mong makikita ang kabuuan, average, minimum, o maximum ng isang pangkat ng mga cell sa Google Sheets. Nagbibigay ito sa iyo ng madaling paraan upang makita ang mga kalkulasyon nang hindi nagdaragdag ng mga formula na maaaring hindi mo kailangan sa iyong sheet.
Piliin ang mga cell na gusto mong kalkulahin. Maaari kang pumili ng row, column, array, random na cell, o kumbinasyon.
Tumingin sa ibabang kanang sulok ng sheet sa tabi ng Explore. Makikita mo ang kabuuan ng iyong mga napiling cell.
Piliin ang kahon na naglalaman ng kabuuan at pumili ng isa pang kalkulasyon o tingnan lang silang lahat.
Bilang karagdagan sa nabanggit na mga pangunahing kalkulasyon, maaari mong makita ang bilang ng mga cell na napili at ang bilang ng mga napiling mga cell na naglalaman ng mga numero.
2. Mga Stats ng Column para sa Mabilis na Pagsusuri
Baka mayroon kang partikular na column sa iyong sheet na gusto mong suriin. Maaaring gusto mo ng higit pa sa mga pangunahing kalkulasyon para sa mga bagay tulad ng dalas o pamamahagi. Maaari mong gamitin ang tampok na Column Stats.
Upang buksan ang feature, pumili ng column at pagkatapos ay gawin ang isa sa mga sumusunod:
- I-right-click at piliin ang Mga Stats ng Column.
- I-click ang arrow sa tabi ng letra ng column at piliin ang “Column Stats.”
- Pumunta sa Data > Stats ng Column sa menu.
Kapag bumukas ang sidebar ng Column Stats, tangkilikin ang magandang snapshot ng data sa iyong column. Tingnan ang tsart ng bilang o pamamahagi, talahanayan ng dalas, at mga kabuuan para sa mga hilera, mga walang laman na cell, mga natatanging halaga, at mga kalkulasyon.
Upang baguhin ang mga column, gamitin ang mga arrow sa itaas ng sidebar. Upang huwag pansinin ang mga row, gaya ng mga header ng column, gamitin ang mga plus at minus na button.
3. Mag-explore para sa Mga Suhestiyon, Pagkilos, at Chart
Kung gusto mo ng higit pang impormasyon tungkol sa iyong buong sheet sa halip na isang column, maaari kang gumawa ng mabilis na pagsusuri gamit ang feature na Explore.
Sa anumang sheet sa iyong workbook, i-click lang ang I-explore sa kanang ibaba. Kung gusto mo ng mga detalye para sa isang partikular na hanay ng mga cell, piliin muna ang mga ito. Pagkatapos ay makakakita ka ng maraming detalye sa sidebar ng Explore.
Tingnan ang mabilis na mga kalkulasyon sa itaas (para sa mga napiling cell), magtanong tungkol sa iyong data o gumamit ng mungkahi, maglapat ng pag-format, o maglagay ng graph.
Para sa madaling paraan upang makita ang mga detalye ng sheet, kumuha ng partikular na impormasyon, o magdagdag ng chart, tingnan ang Explore.
4. Pagpapatunay ng Data para sa Paghihigpit sa Mga Entry
Wala nang mas masahol pa sa maling data sa iyong sheet. Gamit ang tampok na Pagpapatunay ng Data, maaari mong paghigpitan ang mga entry na may mga panuntunan para sa teksto, mga petsa, mga numero, at kahit na mga email address.
Piliin ang cell o hanay kung saan mo gustong idagdag ang pagpapatunay. Pagkatapos, pumunta sa tab na Data at piliin ang Pagpapatunay ng Data.
Sa pop-up window, kumpirmahin ang cell o range, idagdag ang pamantayan, piliin ang aksyon para sa di-wastong data, at opsyonal na ipakita ang text ng tulong. Pindutin ang I-save at pagkatapos ay bigyan ang iyong pagpapatunay ng isang pagsubok.
Mangangailangan ka man ng numero sa pagitan ng 10 at 100, petsa pagkatapos ng Enero 1, 2022, o valid na URL, matitiyak ng validation ng data sa Google Sheets na makukuha mo ang kailangan mo.
5. Mga Drop-down na Listahan para sa Madaling Pagpasok ng Data
Ang isa pang madaling gamiting tool para sa pagpasok ng data ay isang drop-down list. Magagamit mo ang feature sa pagpapatunay ng data sa itaas para gumawa ng drop-down na listahan ng mga opsyon na mapagpipilian mo o ng iyong team.
Piliin ang cell kung saan mo gustong ang listahan at pumunta sa Data > Data Validation. Maaari kang pumili mula sa isang hanay ng mga cell na naglalaman ng mga item sa listahan o ilagay ang mga ito sa iyong sarili. Kaya, piliin ang alinman sa Listahan Mula sa isang Saklaw o Listahan ng Mga Item at pagkatapos ay idagdag ang hanay ng cell o mga item.
Kumpletuhin ang natitirang mga field para sa di-wastong data at hitsura ayon sa gusto mo at i-click ang I-save.
Mula noon, ikaw o ang mga binabahagian mo ng sheet ay maaari na lamang pumili ng entry mula sa listahan. Maaari ka ring gumawa ng nakadependeng drop-down na listahan sa Google Sheets para sa mas advanced na mga opsyon sa listahan.
6. I-filter ang Mga View para sa Pag-save ng Mga Filter
Ang mga filter ay nagbibigay sa iyo ng napakahusay na paraan upang paliitin ang data na iyong tinitingnan o sinusuri. Kaya, kung makikita mo ang iyong sarili na patuloy na nagfi-filter sa parehong paraan, maaari mo itong i-save gamit ang Filter Views.
I-filter ang iyong data gaya ng karaniwan mong ginagawa. Pagkatapos, gamitin ang Filter Views arrow sa toolbar o Data > Filter Views sa menu. Piliin ang I-save bilang Filter View.
Kapag lumitaw ang itim na hangganan sa paligid ng iyong sheet, bigyan ang iyong view ng filter ng Pangalan sa kaliwang itaas. Pagkatapos ay maaari mong isara ang view gamit ang X sa kanang bahagi sa itaas.
Upang ma-access ang view anumang oras, gamitin ang Filter Views arrow sa toolbar o pumunta sa Data > Filter Views sa menu at piliin ang Filter View name.
Lumalabas ang view na iyon para makita mo ang iyong na-filter na data. I-click ang X upang isara ang view kapag natapos mo na.
Maaari ka ring gumawa ng Filter View mula sa simula, gumawa ng mga pag-edit sa isa, at higit pa. Tingnan ang aming detalyadong how-to sa feature para sa higit pang mga detalye.
7. Mga Notification para sa Mga Pagbabago sa Workbook
Bagama't maaari mong suriin ang kasaysayan ng bersyon ng isang workbook upang makita kung ano ang binago ng iyong mga collaborator, bakit hindi na lang tumanggap ng notification kung at kailan ang mga pagbabago ay ginawa? Maaari kang mag-set up ng mga alerto sa email para sa eksaktong iyon.
Buksan ang iyong workbook at piliin ang Tools > Notification Rules sa menu. Piliin ang Magdagdag ng Isa pang Panuntunan sa Notification sa pop-up window.
Maaari mong piliin kung paano gumagana ang mga notification. Maaari kang makatanggap ng email kapag may ginawang anumang pagbabago o kapag nagsumite ang isang user ng konektadong form. Pagkatapos, maaari mong makuha kaagad ang email o isang wrap-up bawat araw.
Piliin ang I-save at pagkatapos ay Tapos na kapag natapos mo na. Sa hinaharap, tingnan lang ang iyong inbox para sa mga pagbabago sa Google Sheets sa halip na maglaan ng oras sa pagsusuri sa history ng bersyon upang makita kung may mga pagbabagong ginawa.
Sana kahit isa sa mga feature ng Google Sheets na ito ay makakatulong sa iyo o sa iyong team na mapahusay ang iyong pagiging produktibo.