7 Hindi Nagamit na Mga Tampok ng Microsoft Outlook

Minsan masyado kang nahuhuli sa pagsuri at pagsusulat ng mga email na wala kang oras upang i-explore ang iba pang bahagi ng iyong inbox. Ang Microsoft Outlook ay may ilang mga tampok na hindi gaanong ginagamit ng marami ngunit maaaring maging kapaki-pakinabang para sa mga pang-araw-araw na gawain.

1. Magbasa nang Malakas para sa Pakikinig sa Mga Email

Ang multitasking ay mas simple kapag maaari kang gumawa ng ibang bagay habang nakikinig sa mga email na kailangan mong basahin. Ito ay kapag ang tampok na Read Aloud ay madaling gamitin.

Pumili ng email sa iyong inbox o buksan ito sa isang bagong window. I-click ang “Read Aloud.” Makikita mo ang button na ito sa tab na Home sa view ng inbox at sa tab na Mensahe sa view ng email.

Makakakita ka ng isang maliit na toolbar na lilitaw na may mga pindutan upang i-play, i-pause, sumulong, at i-rewind. Maaari mo ring gamitin ang icon na gear upang ayusin ang bilis o boses.

Tingnan ang feature na Read Aloud sa iyong mobile device para sa pakikinig sa mga email on the go!

2. Preview ng Mensahe para Makita ang Higit pa o Mas Kaunti

Bagama't ang feature na Preview ng Mensahe ay hindi nakakasira ng mundo, ito ay isang bagay na hindi alam ng maraming tao. Kapag tumitingin ng mga email sa iyong inbox, maaari kang magpakita ng isa, dalawa, o tatlong linya sa listahan ng mensahe, para sa lahat ng folder o isa lang. Maaari mo ring ganap na i-off ang feature.

Pumunta sa tab na View sa inbox view at piliin ang drop-down na arrow ng Preview ng Mensahe. Piliin ang bilang ng mga linya na gusto mong makita.

Ipo-prompt kang ilapat ang setting sa lahat ng mailbox o sa kasalukuyang folder lamang. Pumili ka at makikita mo ang update sa iyong inbox.

Ito ay isang madaling gamiting feature para makakita ng higit pa sa isang email nang hindi aktwal na binubuksan ito. Maaari mong makita na ito ay isa na maaaring maghintay hanggang sa ibang pagkakataon o isa na nangangailangan ng agarang aksyon.

3. Mga Pagbanggit para sa Pagkuha ng Atensyon ng Isang Tao

Kapag nagpadala ka ng email sa isang malaking grupo ng mga tao, maaari mong gamitin ang feature na Mga Pagbanggit upang makuha ang atensyon ng isang partikular na tao tulad ng sa Facebook, Twitter, o Slack. Ang pagbanggit sa isang tao sa katawan ng email ay nagha-highlight sa kanilang pangalan, awtomatikong idinaragdag sila sa linyang Para, at ipinapakita ang simbolo na @ (Sa) sa kanilang listahan ng email sa inbox.

Magsimula sa pamamagitan ng pag-type ng @ simbolo na sinusundan ng kanilang pangalan o kahit na ang unang ilang mga titik. Makakakita ka ng mga suhestyon na ipinapakita, kaya piliin lang ang tamang contact.

Kung binanggit ka ng iba sa mga email, madali mong makikita ang lahat ng mga mensaheng ito. Maaari mong idagdag ang column ng Pagbanggit sa iyong inbox. Bilang kahalili, gamitin ang Filter button sa itaas ng iyong inbox para piliin ang “Nabanggit na Mail.” Makikita mo ang mga email na iyon kung saan may nagbanggit sa iyo.

4. Mga Template ng Email para sa isang Jumpstart sa Pagbubuo

Kung gumagamit ka ng mga template sa Word o Excel, alam mo ang kanilang halaga. Makukuha mo ang mga pangunahing kailangan mo at pagkatapos ay ipasok ang sarili mong mga detalye nang hindi na kailangang gumawa ng dokumento o sheet mula sa simula. Maaari mong gawin ang parehong bagay sa Outlook sa pamamagitan ng paglikha ng iyong sariling template.

Gumawa ng bagong mensahe gaya ng karaniwan mong ginagawa. Piliin ang File > Save As. Sa dialog box, maglagay ng File Name at sa drop-down list na Save As Type, piliin ang “Outlook Template.”

Upang gamitin ang iyong template, pumunta sa tab na Home at buksan ang drop-down na menu ng Mga Bagong Item. Ilipat sa Higit pang Mga Item at piliin ang Pumili ng Form.

Sa drop-down na listahan ng Look In sa tuktok ng pop-up window, piliin ang Mga Template ng User sa File System. Piliin ang template mula sa listahan at i-click ang Buksan.

Ang iyong template pagkatapos ay lilitaw sa isang bagong kahon ng mensahe para sa iyong kumpletuhin at ipadala.

5. I-drag at I-drop para sa Mabilis na Pagkilos

Kung gusto mong gumamit ng email na natatanggap mo bilang batayan ng isang kaganapan o gawain, maaari mo lamang gamitin ang drag-and-drop.

I-drag ang email sa kalendaryo o icon ng gawain sa kaliwang bahagi ng Navigation Pane at bitawan.

Makakakita ka ng bagong kaganapan o gawain na lalabas kasama ng email sa katawan. Kumpletuhin ang imbitasyon sa kaganapan o gawain gaya ng karaniwan.

6. Mabilis na Mga Hakbang para sa Pagkumpleto ng mga Gawain sa Isang Pag-click

Ang Quick Steps ay isang kamangha-manghang feature para sa pagsasagawa ng ilang gawain sa isang email nang sabay-sabay. Maaari mong i-customize ang isang preset na Mabilis na Hakbang o gumawa ng sarili mo.

Pumunta sa tab na Home at makikita mo ang koleksyon ng Mga Mabilis na Hakbang sa parehong pinangalanang seksyon ng ribbon. Upang gumamit ng preset, piliin ito sa kahon. Makikita mo ang window ng First Time Setup kung saan maaari mong idagdag ang mga kinakailangang detalye at i-click ang I-save kapag natapos mo na.

Upang lumikha ng iyong sarili, piliin ang Gumawa ng Bago sa kahon ng Mga Mabilisang Hakbang o gamitin ang pop-out na menu ng Bagong Mabilis na Hakbang upang pumili ng panimulang punto.

Piliin ang iyong unang aksyon at kumpletuhin ang mga detalye. Para sa isa pa, i-click ang Magdagdag ng Aksyon at gawin ang parehong. Piliin ang Tapos na para i-save ang Mabilis na Hakbang.

Para gumamit ng preset o custom na Quick Step, piliin ang email at pagkatapos ay piliin ang Quick Step mula sa ribbon sa tab na Home o i-right-click at pumili ng opsyon mula sa “Quick Steps” sa shortcut menu.

7. Nawawalang Mga Paalala sa Attachment para sa Mga Nakalimutang File

Kung gumagamit ka ng Outlook para sa negosyo, ang pagpapadala ng email kung saan binanggit mo ang isang attachment at pagkatapos ay kalimutang ilakip ang file ay karaniwan. Upang makatipid ng oras mula sa muling pagpapadala ng email sa ibang pagkakataon kasama ang attachment, samantalahin ang built-in na sistema ng babala ng Outlook.

Para i-on ang feature, pumunta sa File > Options. Piliin ang Mail sa kaliwa at mag-scroll pababa upang Magpadala ng Mga Mensahe sa kanan.

Lagyan ng check ang kahon para sa Warn me kapag nagpadala ako ng mensahe na maaaring walang attachment at piliin ang “OK” para i-save ang pagbabago.

Kapag naka-enable ang babalang ito, kapag gumawa ka ng email na may salitang Attachment o Attachment at wala, magpapakita ang Outlook ng pop-up na mensahe na nagpapaalam sa iyo na nakalimutan mong i-attach ang file.

Pagkatapos ay maaari mong piliin ang Huwag Ipadala upang ilakip ang file o Ipadala Pa Rin kung hindi mo kailangan ng attachment.

Samantalahin ang isa o higit pa sa mga hindi gaanong ginagamit na feature na ito at tingnan kung pinapadali ng mga ito ang iyong mga gawain sa Outlook. Kung gumagawa ka rin ng mga presentasyon gamit ang Office suite, tingnan din ang aming listahan ng mga hindi gaanong ginagamit na feature ng PowerPoint.