7 Magagamit na Mga Feature ng Microsoft Excel na Maaaring Nalampasan Mo


Minsan kapag gumagamit ka ng mga application araw-araw, maaaring hindi napapansin ang mga bagong feature. Upang masanay ka sa mga kapaki-pakinabang na tool para sa iyong mga spreadsheet, tingnan ang mga tampok na ito ng Microsoft Excel na maaaring napalampas mo.

1. Mga Sparkline para sa Mabilis na Little Graph

Bagama't maaari kang lumikha ng maraming iba't ibang uri ng mga chart at graph sa Excel, ang pagpipiliang sparkline ay isa na maaari mong makita sa nakaraan. Gamit ito, maaari kang magpasok ng isang kapaki-pakinabang na graph sa isang cell nang hindi nakakagambala sa data.

Piliin ang cell kung saan mo gustong idagdag ang sparkline. Tumungo sa tab na Insert at pumili ng Line, Column, o Win/Loss graph, depende sa istilong gusto mo, sa seksyong Sparklines ng ribbon.

Sa pop-up window, ipasok ang hanay ng cell o piliin ito sa iyong sheet upang i-populate ang kahon ng Hanay ng Data. Kumpirmahin o baguhin ang entry sa kahon ng Hanay ng Lokasyon para sa paglalagay ng sparkline. I-click ang “OK.”

Magkakaroon ka ng magandang maliit na graph sa isang indibidwal na cell upang mabilis na magpakita ng visual ng iyong data nang wala ang lahat.

2. Pagpapatunay ng Data para sa Pag-aalis ng mga Maling Entry

Kapag gumawa ka ng sheet para sa iba upang punan o mag-collaborate sa isang spreadsheet, maaari kang magkaroon ng maling data sa mga maling lugar. Gamit ang data validation, maaari mong tiyakin na ang impormasyong ipinasok ng lahat ay kung ano ang pag-aari.

Piliin ang cell kung saan mo gustong idagdag ang pagpapatunay. Pumunta sa tab na Data at i-click ang button na Pagpapatunay ng Data sa seksyong Mga Tool ng Data ng ribbon o gamitin ang drop-down na arrow upang piliin ang opsyong iyon.

Kapag bumukas ang kahon, piliin ang uri ng pagpapatunay na gusto mong gamitin. Maaari kang pumili mula sa text, petsa, oras, buong numero, decimal, listahan, o isang custom na uri ng data. Kumpletuhin ang natitirang mga field ayon sa uri ng data na iyong pipiliin.

Opsyonal, maaari mong gamitin ang mga tab na Input Message at Error Alert upang i-customize ang pagtuturo o mensahe ng error. I-click ang OK kapag natapos mo na.

Sa pasulong, kapag may nagdagdag ng data sa cell na iyon, kakailanganin nilang ilagay ang data na inaasahan ng Excel sa bawat validation. Kung hindi, makakatanggap sila ng error.

Ang tampok na pagpapatunay ng data ay isang mahusay na paraan upang lumikha ng mga drop-down na listahan sa iyong sheet para sa pagpasok din ng data.

3. Status Bar para Makita (at Kopyahin) ang Mga Pagkalkula nang Walang Mga Formula

Maaaring gusto mong gumawa ng mabilis na pagkalkula, tulad ng kabuuan o average ng ilang numero, ngunit hindi kinakailangang idagdag ang formula sa iyong sheet. Gamit ang Status Bar, makikita mo ang mga kalkulasyon sa mabilis at madaling paraan.

Piliin ang mga cell na naglalaman ng mga halaga na gusto mong kalkulahin. Pagkatapos, tumingin sa Status Bar. Makikita mo ang Sum, Average, Minimum, Maximum, at Count.

Upang ayusin ang mga kalkulasyon na ipinapakita sa Status Bar, i-right-click ito at piliin ang mga gusto mong lagyan ng mga checkmark sa tabi ng mga ito.

Para sa mga gumagamit ng Windows, maaari mo ring kopyahin ang isang halaga nang direkta mula sa Status Bar. Piliin lang ang gusto mo, at ilalagay ito sa iyong clipboard. Maaari mo itong i-pop sa iyong sheet o i-paste ito sa isa pang application.

4. Flash Fill para sa Pagpuno ng mga Cell

Kung marami kang data na dapat punan, matutulungan ka ng tampok na Flash Fill na gawin ito sa pamamagitan ng pagkilala sa mga pattern. Halimbawa, maaaring mayroon kang listahan ng mga pangalan at apelyido sa isang column na gusto mong hatiin sa dalawang column. Sa pamamagitan ng paglalagay lamang ng isang piraso ng data, maaaring punan ng Flash Fill ang natitira.

Magdagdag ng isang piraso ng data sa isang cell. Para sa aming halimbawa, ilalagay namin ang unang pangalan. Pagkatapos, pumunta sa tab na Data at i-click ang pindutan ng Flash Fill sa seksyong Mga Tool ng Data ng ribbon.

Dapat mong makitang punan ng Excel ang natitirang mga cell gamit ang mga unang pangalan na iyon. Maaari mong gawin ang parehong para sa apelyido. Ipasok ang isa sa tuktok na cell at pindutin ang pindutan ng Flash Fill. Boom, isa at tapos na!

5. Alisin ang Mga Duplicate Sa Isang Pag-click

Nangyayari ang mga duplicate. Ito ay totoo lalo na kung nag-import ka ng data sa Excel mula sa ibang pinagmulan. Maaaring kailanganin mong maglaan ng oras upang linisin ang umuulit na data. Sa Excel, maaari mong alisin ang mga duplicate sa ilang segundo lamang.

Piliin ang data na gusto mong suriin para sa mga duplicate. Pumunta sa tab na Data at i-click ang button na Alisin ang Mga Duplicate sa seksyong Mga Tool ng Data ng ribbon.

Sa bubukas na kahon, kumpirmahin ang mga column na gusto mong suriin at i-click ang “OK.”

Pagkatapos ay makikita mo ang iyong mga duplicate na mawawala na may isang mensahe na nagpapaalam sa iyo kung ilan ang naalis.

6. Panoorin ang Window para sa Mabilis na Resulta ng Formula

Kung mayroon kang malaking workbook na may maraming sheet at toneladang data, tinutulungan ka ng Watch Window na subaybayan ang iyong mga formula. Sa halip na hanapin ang mga nagbabagong resulta sa kabuuan ng iyong mga spreadsheet at data, idagdag lang ang formula sa tool at makita ang mga resulta nang mabilis.

Pumili ng cell na naglalaman ng formula na gusto mong panoorin. Pumunta sa tab na Mga Formula at piliin ang Watch Window sa seksyong Formula Auditing ng ribbon.

I-click ang “Magdagdag ng Panoorin” para magdagdag ng formula sa listahan.

Kumpirmahin na tama ang napiling cell at i-click ang Add.

Ngayon ay maaari mong buksan ang Watch Window mula sa tab na Mga Formula anumang oras upang makita ang pagbabago ng mga resulta ng iyong mga formula nang hindi hinahanap ang mga ito.

7. Suriin ang Data Nang Walang Trabaho

Nagbibigay ang Microsoft Excel ng madaling gamiting feature para sa awtomatikong pagsusuri sa iyong data. Naaangkop na pinangalanan, ang tampok na Pagsusuri ng Data ay makakatipid sa iyo ng oras kapag kailangan mo ng mabilis na pagsusuri.

Piliin ang sheet na gusto mong gamitin at pumunta sa tab na Home. I-click ang “Suriin ang Data” sa seksyong Pagsusuri ng ribbon.

Makakakita ka ng sidebar na nakabukas sa kanan na nagbibigay-daan sa iyong magtanong tungkol sa iyong data, tumuklas ng mga insight, tingnan ang mga frequency at pattern, at maglagay ng mga item tulad ng mga chart at pivot table.

Tiyaking mag-scroll sa ibaba ng sidebar at i-click ang link upang makita ang lahat ng available na resulta ng pagsusuri para sa iyong data.

Sana ang mga feature na ito ng Excel ay ilan na sisimulan mong gamitin para makatipid ng oras, mabawasan ang mga error, at makasabay sa iyong umuusbong na data. Kung gusto mong magpatuloy sa pag-aaral kung ano ang kaya ng lahat ng Excel, siguraduhing tingnan ang aming gabay sa mga pangunahing pag-andar ng Excel na dapat malaman ng lahat.