Paano Gumawa ng Panuntunan sa Microsoft Outlook


Gamit ang mga panuntunan sa Microsoft Outlook, maaari mong awtomatikong ilapat ang mga paunang natukoy na pagkilos sa mga email na tumutugma sa tinukoy na pamantayan sa iyong account. Nakakatulong ito na maiwasan ang manu-manong pag-filter sa iyong mga email at i-automate ang proseso para sa iyo. Ipapakita namin sa iyo ang dalawang magkaibang paraan para gumawa ng mga panuntunan sa Outlook.

Mga Paraan sa Gumawa ng Mga Panuntunan sa Outlook

Ang unang paraan upang gumawa ng panuntunan sa Outlook ay sa pamamagitan ng paggamit ng isang umiiral nang email na mensahe bilang batayan. Pagkatapos ay sinusubukan ng Outlook na maghanap ng mga mensaheng katulad ng iyong napili at hinahayaan kang maglapat ng mga aksyon sa kanila.

Ang isa pang paraan ay ang gumawa ng panuntunan mula sa isang template. Sa paraang ito, pipili ka ng template para gumawa ng panuntunan o gumawa ng panuntunan mula sa blangkong template. Nagbibigay ito sa iyo ng higit pang mga opsyon kung ano ang gusto mong gawin sa iyong mga email.

Gumawa ng Panuntunan Gamit ang isang Umiiral na Email sa Outlook

Upang gumamit ng email na nasa iyong email account na bilang batayan para sa iyong panuntunan, pagkatapos ay ilunsad muna ang Outlook app sa iyong computer.

Kapag nagbukas ang Outlook, hanapin ang email na gusto mong gamitin bilang base. Halimbawa, gusto naming ipadala ang lahat ng email mula sa Zoom sa isang partikular na folder, kaya nakakita kami ng email mula sa Zoom. Pagkatapos ay i-right-click ang email na ito at piliin ang Mga Panuntunan > Gumawa ng Panuntunan.

Magbubukas ang isang window na Gumawa ng Panuntunan. Dito, paunang pinupunan ng Outlook ang ilang partikular na field mula sa iyong napiling email para makatipid ka ng oras. Upang gamitin ang mga field na ito, tiyaking paganahin ang checkbox sa tabi ng bawat field.

Kung gusto mong baguhin ang mga nilalaman ng mga field, huwag mag-atubiling gawin ito.

Sa parehong window, sa seksyong Gawin ang Sumusunod, magpapasya ka kung anong aksyon ang ilalapat sa iyong mga napiling email. Halimbawa, kung gusto mong awtomatikong ilipat ang mga email na katulad ng napili mo sa isang folder, i-activate ang opsyong Ilipat ang Item sa Folder. Pagkatapos ay i-click ang Piliin ang Folder.

Sa window na Mga Panuntunan at Alerto, piliin ang folder kung saan mo gustong ilipat ang iyong mga email. Pagkatapos ay piliin ang OK.

Bumalik sa window na Gumawa ng Panuntunan, i-click ang OK upang gawin at i-save ang iyong panuntunan.

Sa prompt na Tagumpay na bubukas, kung gusto mo ring ilapat ang iyong bagong panuntunan sa mga umiiral nang email, pagkatapos ay paganahin ang opsyong Patakbuhin ang Panuntunang Ito Ngayon sa Mga Mensahe na Nasa Kasalukuyang Folder. Pagkatapos ay piliin ang OK.

At iyon na. Nagawa na ang iyong panuntunan at ipapatupad ito sa mga email na tumutugma sa tinukoy na pamantayan.

Alam mo bang maaari kang gumamit ng panuntunan sa Outlook para awtomatikong BCC emails?

Gumawa ng Tungkulin Gamit ang isang Template sa Outlook

Ang Outlook ay may maraming mga template na nag-aalok upang matulungan kang lumikha ng ilang pangunahing panuntunan. Upang magamit ang mga template na ito, una, ilunsad ang Outlook sa iyong makina. Pagkatapos, sa kaliwang sulok sa itaas ng Outlook, i-click ang File.

Sa kaliwang sidebar, i-click ang “Impormasyon.” Pagkatapos, sa kanang pane, piliin ang Pamahalaan ang Mga Panuntunan at Mga Alerto.

Magbubukas ang isang window na Mga Panuntunan at Mga Alerto. Dito, sa ilalim ng tab na “Mga Panuntunan sa Email,” i-click ang “Bagong Panuntunan.”

Makakakita ka ng window na Rules Wizard na nag-aalok ng iba't ibang template na gagamitin para sa iyong bagong panuntunan. Piliin ang template na gusto mong gamitin. Halimbawa, piliin ang Ilipat ang Mga Mensahe na May Mga Tukoy na Salita sa Paksa sa isang Folder kung gusto mong ilipat ang iyong mga email na naglalaman ng isang partikular na salita sa linya ng paksa ng mga ito sa isang partikular na folder sa iyong email account.

Gagamitin namin ang nabanggit na template sa mga sumusunod na hakbang.

Pagkatapos mong pumili ng template, sa ibaba ng window, piliin ang “Next.”

Sa susunod na pahina, sa seksyong Hakbang 2, i-click ang Mga Tukoy na Salita.

Makakakita ka ng window na Search Text. Dito, i-click ang field na Tukuyin ang Mga Salita o Parirala na Hahanapin sa Paksa at i-type ang mga salita o parirala kung saan mo gustong i-filter ang iyong mga email. Pagkatapos ay idagdag ang mga salitang ito sa listahan sa pamamagitan ng pag-click sa “Idagdag.”

Kapag naidagdag mo na ang iyong (mga) salita, i-click ang OK na button.

Muli, sa seksyong Hakbang 2, i-click ang Tukoy.

Piliin ang folder kung saan mo gustong ilipat ang iyong mga email. Pagkatapos ay piliin ang OK.

Bumalik ka na ngayon sa window ng Rules Wizard. Dito, sa ibaba, i-click ang “Next.” Pagkatapos ay piliin ang Next at Next.

Sa screen na “Tapusin ang Pag-setup ng Panuntunan,” sa field na “Hakbang 1: Tukuyin ang Pangalan para sa Panuntunang Ito,” mag-type ng pangalan para sa iyong panuntunan. Maaari itong maging anumang pangalan na gusto mo, ngunit subukang gumamit ng isang mapaglarawang pangalan para madali mong makilala ang panuntunang ito sa ibang pagkakataon.

Sa seksyong Hakbang 2: Mga Opsyon sa Panuntunan sa Pag-setup, upang magamit ang tungkulin para sa lahat ng iyong umiiral nang email bilang karagdagan sa mga bagong email, paganahin ang opsyong Patakbuhin ang Panuntunang Ito sa Mga Mensahe na Nasa 'Inbox na opsyon.

I-activate ang panuntunan sa pamamagitan ng pagpili sa I-on ang Panuntunang Ito. Pagkatapos, sa ibaba, i-click ang “Tapos na.”

Sa window na Mga Panuntunan at Alerto, sa ibaba, piliin ang Ilapat na sinusundan ng OK.

Ang iyong panuntunan ay ginawa na ngayon at ito ay magpi-filter at magsasagawa ng mga aksyon sa iyong mga napiling email. Handa ka na.

Alam mo ba na maaari kang lumikha ng mga panuntunan sa panig ng server sa Outlook? Iba ang mga ito sa mga nakita mo sa itaas, at maaaring gusto mong gamitin ang mga ito sa ilang partikular na sitwasyon.