Ang Pinakamadaling Paraan para Gumawa ng Mail Merge sa Microsoft Word

Kapag kailangan mong mag-print ng mga liham o magpadala ng mga email sa maraming customer, kliyente, o empleyado, magagawa mo ito nang mabilis gamit ang isang mail merge. Gamit ang mail merge wizard sa Microsoft Word, mase-set up mo ito sa ilang minuto lang.

Hinahayaan ka ng mail merge na bumuo ng base ng mensahe, ipasok ang mga pangalan, at gawin ang lahat ng mga titik nang sabay-sabay. Ang magandang bahagi tungkol sa mail merge wizard ng Word ay na maaari mong gamitin ang isang umiiral na listahan o lumikha ng isa sa mabilisang. Maaari mo ring i-customize ang iba't ibang bahagi ng liham at gamitin ang merge para sa mga label o sobre bilang karagdagan sa mga email at titik.

Gumawa ng Mail Merge sa Word

Sa kasikatan ng pagpapadala ng mga pangnegosyong email, kumpara sa mga pisikal na liham, gumamit tayo ng halimbawa ng paggawa ng email mail merge. Magbukas ng dokumento ng Microsoft Word at isulat ang iyong mensahe.

Kapag natapos mo na ang iyong mensahe at handa ka nang gawin ang pagsasama, pumunta sa tab na Mailings. Gamitin ang drop-down na arrow ng Start Mail Merge para piliin ang “Step-by-Step Mail Merge Wizard.”

Makakakita ka ng sidebar na nakabukas sa kanan na gagabay sa iyo sa proseso ng mail merge. Markahan ang opsyong Mga Mensahe sa Email sa itaas at i-click ang “Next: Starting Document” sa ibaba.

Susunod, piliin ang opsyong Gamitin ang Kasalukuyang Dokumento. Kung gusto mong magsimula ng bago gamit ang isang template o mula sa ibang dokumento, piliin ang opsyon na iyon sa halip.

I-click ang “Next: Select Recipients” sa ibaba ng sidebar.

Idagdag ang Mga Tatanggap

Maaari mo na ngayong piliin ang iyong listahan ng tatanggap o lumikha ng isa gamit ang mga sumusunod na opsyon.

Gumamit ng Umiiral na Listahan: Piliin ang opsyong ito at i-click ang “Browse” upang mahanap ang iyong file. Kapag nagbukas ito sa Word, makakakita ka ng isang kahon kung saan maaari mong pinuhin ang iyong listahan kung gusto mo. Pagbukud-bukurin, salain, maghanap ng mga duplicate, o patunayan ang mga address. Maaari mo ring gamitin ang mga checkbox upang piliin at alisin sa pagkakapili ang mga tatanggap.

Pumili Mula sa Mga Contact sa Outlook: Markahan ang opsyong ito at i-click ang “Pumili ng Folder ng Mga Contact” upang piliin ang folder. Pagkatapos ay makikita mo ang mga contact mula sa folder na iyon na lalabas sa isang kahon tulad ng sa itaas kung saan maaari mong pinuhin ang iyong listahan.

Mag-type ng Bagong Listahan: Piliin ang opsyong ito at pagkatapos ay i-click ang Gumawa upang ilagay ang mga detalye ng mga tatanggap sa pop-up window. Maaari mong gamitin ang alinman sa mga field na gusto mo at i-customize ang mga column.

Pagkatapos mong piliin ang iyong mga tatanggap, i-click ang “Next: Write Your Email Message” sa ibaba ng sidebar.

Kumpletuhin ang Iyong Mensahe

Pagkatapos ay maaari kang pumili mula sa mga bloke na iyong nakikita upang idagdag ang mga detalye ng tatanggap sa iyong mensahe.

Address Block: Ilagay ang iyong cursor sa dokumento kung saan mo gustong i-block ang address. Pagkatapos, pumili ng format para sa mga pangalan ng tatanggap, kung gusto mong magsama ng pangalan ng kumpanya o postal address, at iba pang mga detalye tungkol sa lokasyon.

Makakakita ka ng preview ng bawat tatanggap sa kanan at magagamit mo ang mga arrow sa itaas para lumipat at suriin ang mga ito. Kung may kulang, i-click ang “Match Fields” para itama ito.

I-click ang OK kapag natapos mo na. Makikita mo ang variable ng Address Block sa iyong dokumento sa lokasyon na iyong pinili.

Linya ng Pagbati: Ilagay ang iyong cursor sa dokumento kung saan mo gusto ang linya ng pagbati. Pumili ng pagbati at format para sa linya ng pagbati pati na rin ang default para sa mga di-wastong pangalan ng tatanggap. I-preview ang bawat isa sa pamamagitan ng paggamit ng mga arrow at kahon patungo sa ibaba.

I-click ang OK kapag tapos ka na at makikita mo ang variable ng Greeting Line sa iyong dokumento.

Electronic Postage: Kung mayroon kang electronic postage software na naka-install sa iyong computer, piliin ang opsyong ito at sundin ang mga prompt.

Higit pang Mga Item: Upang magdagdag ng higit pang mga field gaya ng mga numero ng telepono o karagdagang mga linya ng address, ilagay ang iyong cursor sa dokumento kung saan mo gustong ang mga field, piliin ang opsyong ito, at kumpletuhin ang mga detalye. I-click ang “Insert” o “Match Fields” para matapos.

Upang alisin ang alinman sa mga item na iyong idinagdag, piliin lamang ang variable at tanggalin ito mula sa dokumento.

Piliin ang “Next: Preview Your Email Messages” sa ibaba ng sidebar.

I-preview at Ipadala ang mga Email

Pagkatapos ay makakakita ka ng preview ng liham na may mga variable na napunan ng mga detalye ng iyong mga tatanggap. Gamitin ang mga arrow sa sidebar upang i-preview ang bawat mensahe. Upang gumawa ng mga pagbabago sa iyong mga tatanggap, piliin ang I-edit ang Listahan ng Tatanggap o upang bumalik at i-edit ang dokumento, gamitin ang mga link para sa mga hakbang sa ibaba ng sidebar.

Kapag natapos mo na, i-click ang “Next: Complete the Merge” at pagkatapos ay piliin ang “Electronic Mail” para kumpletuhin ang To, Subject Line, at mga detalye ng Mail Format. Opsyonal, maaari kang magpadala lamang sa ilang partikular na tatanggap. I-click ang OK upang ipadala ang mga email sa pamamagitan ng Outlook.

Iba pang mga Uri ng Mail Merge Documents

Kung pipili ka ng ibang uri ng mail merge sa Word, makakakita ka lang ng kaunting pagkakaiba sa wizard.

Mga Liham at Direktoryo: Maaari kang magdagdag ng parehong mga detalye tulad ng sa mga email, ngunit sa dulo maaari mong i-print o i-edit ang mga indibidwal na titik o ipadala ang direktoryo sa isang bagong dokumento.

Mga Sobre at Label: Maaari kang pumili mula sa iba't ibang opsyon gaya ng laki ng sobre, uri ng label, at font. Pagkatapos, i-print ang iyong mga sobre o label.

Maaari kang lumikha ng mail merge sa Microsoft Word mula sa simula para sa mga email, liham, sobre, o label gamit ang tab na Mailings. Ngunit para sa pinakamadaling paraan upang mag-set up ng merge sa Word, tingnan ang mail merge wizard.